Жизненный цикл ИТ-актива

ИТ-актив — это оборудование, софт, лицензии, договоры и информация, которые позволяют компании выполнять свою деятельность и получать прибыль. Управление ИТ-активами, или ITAM, помогает отслеживать, какие активы есть в компании, как они используются и в каком состоянии находятся. Об особенностях ведения ИТ-актива на каждом из этапов жизненного цикла в Naumen ITAM читайте в статье.

Этапы жизненного цикла ИТ-актива

Можно выделить несколько основных этапов жизненного цикла актива, которые сменяют друг друга.

Жизненный цикл ИТ-актива

1. Спецификация

Потребность в этом этапе возникает, если в компании впервые появляется новый вид актива, который раньше не использовался.

Во время спецификации происходит формирование стандартов активов, а также требований организации к ним и их учету. Самого актива еще не существует, но уже планируется его приобретение или создание. Идет подготовка к началу жизненного цикла нового вида активов в организации и управлению ими.

2. Планирование и закупка/разработка

Жизненный цикл ИТ-актива начинается, когда в нем появляется потребность.

Например, в компанию пришел новый сотрудник, и для работы ему необходим ноутбук. В службу поддержки отправляется запрос на приобретение актива. Если руководитель подразделения подтверждает необходимость покупки, запускается процесс поиска поставщика, переговоры с ним, оплата ноутбука и его внесение в систему учета.

На этом этапе де-факто актив отсутствует, но в системе уже создается карточка с данными о нем. Она позволяет более точно планировать конфигурацию инфраструктуры компании и определять взаимосвязи между активами.

Этап разработки или создания актуален в большинстве случаев для нематериальных активов, таких как ПО, информация. После разработки и перед вводом в эксплуатацию актив необходимо «упаковать» в релиз, готовый для распространения в организации.

Результатом данного этапа жизненного цикла актива становится его прием к учету. Для этого потребуется занести актив в систему, определить ответственных сотрудников (в т.ч. материально ответственных) и правила учета. После инициируется введение актива в эксплуатацию либо перевод актива в резерв, если не планируется немедленный ввод в эксплуатацию.

3. Активен (в эксплуатации)

Этот статус присваивается активу, если он в рабочем состоянии и находится в эксплуатации в компании. Сотрудники получают к нему доступ и начинают использовать для выполнения своих задач. В рамках ITAM обеспечивается контроль за полнотой и актуальностью информации по активу.

Проведение изменений по активу контролируется процессами управления изменениями, конфигурациями и релизами.

Также на этом этапе периодически проводится инвентаризация и проверка состояния активов, оценка стоимости владения ими и качества работы. При необходимости активы могут быть отправлены на ремонт или обслуживание.

Перед вводом актива в эксплуатацию проводится его развертывание. Эта процедура содержит шаги, которые отвечают требованиям процесса управления релизами. К таким шагам относятся:

• перенос физического актива к месту эксплуатации и проведения пуско-наладочных работ;
• выпуск (распространение) релиза нематериальных активов.

4. Ремонт / обслуживание / модернизация

В случае поломки оборудование отправляется на ремонт или модернизацию. ПО также может требовать дополнительного обслуживания. Фиксация этих этапов жизненного цикла позволяет не запутаться и не потерять временно неиспользуемые активы. После ремонта они могут быть возвращены сотрудникам для дальнейшей эксплуатации либо переведены в статус «Не используется» до востребования.

У таких активов, как лицензия или договор, нет этого этапа жизненного цикла.

5. В резерве

На этом этапе актив не используется: он ожидает либо выдачи пользователю, либо вывода из эксплуатации. Также такой статус может присваиваться оборудованию, которое вернулось из ремонта или только поступило после приобретения.

Этап можно назвать промежуточным: в зависимости от состояния актива он либо будет возвращен в эксплуатацию, либо списан.

При передаче оборудования другому пользователю или подготовке к утилизации важно проконтролировать, чтобы конфиденциальная и личная информация, а также ненужное ПО были удалены.

6. Списан

Конечный статус жизненного цикла актива. Он выведен из эксплуатации и снят с учета. Списанное оборудование утилизируется либо реализуется как неликвидное.

Информация о списанных активах помогает отслеживать, как долго они использовались в компании, оценивать конечную стоимость владения и оптимизировать ее для подобных активов в будущем.

Зачем нужно контролировать жизненные циклы ИТ-активов и как в этом помогает ITAM

Управление ИТ-активами дает полную, актуальную и непротиворечивую информацию обо всех лицензиях, договорах, ПО и оборудовании:

• когда они были приобретены, где и за какую цену;
• как долго они прослужили и как часто требовали ремонта;
• кто и для чего их использовал.

Все эти данные помогают контролировать затраты и повышать рентабельность инвестиций компании.

ITAM позволяет проводить упреждающее обслуживание оборудования и ПО, устранять простои, а также помогает подготовиться к аудитам. Для большей эффективности лучше интегрировать управление ИТ-активами со смежными ITIL-процессами, такими как управление инцидентами, запросами на обслуживание, проблемами, конфигурациями и изменениями. Вместе они дают возможность фиксировать все происходящие изменения и вовремя обновлять информацию об активах.

Управление ИТ-активами, отталкиваясь только от статусов жизненного цикла, проводится на начальном уровне зрелости процесса. Для более надежного контроля за процессом и повышения актуальности базы активов рекомендуется сопровождать каждый кейс изменения стадии жизненного цикла актива соответствующим запросом в системе автоматизации. Это ставит на первый план операции с активом (например, перемещение или передачу пользователю), в т.ч. оставляет жизненный цикл индикатором состояния ИТ-актива.

Что еще интересного