Что такое фасилитация в проектном управлении

Метод фасилитации позволяет достигать целей совещания и обеспечивает вовлеченность команды в обсуждение задач. Что это за метод и какую пользу приносит фасилитатор проектной команде, рассказываем в статье. 

Зачем нужна фасилитация и что это такое

У каждого неэффективного совещания свои причины. Например, проводится плановое совещание на основе директивного подхода. На подобных встречах обычно отсутствует доверительная рабочая атмосфера, участники практически не высказывают свое мнение и не вовлечены в диалог. Или когда встреча организуется стихийно, и участники не успевают к ней подготовиться. А раз цели и ключевые вопросы не обозначены заранее, обсуждение перескакивает с темы на тему. Такие совещания могут длиться несколько часов и не принести никаких значимых результатов.

Формат «совещание ради совещания» плохо сказывается на эффективности сотрудников и проектной работе в целом. Для организации продуктивных встреч можно применять фасилитацию. Это метод, который помогает организовывать общение так, чтобы все участники вовлекались в рабочий диалог, а обсуждение проходило в рамках заданной темы. Сотрудники выступают на равных, не боятся высказывать свое мнение, заинтересованы в поиске решений. Все идеи фиксируются и обрабатываются. 

Фасилитация универсальна и будет полезна в любой сфере деятельности. Фасилитация не нужна только тогда, когда решение уже принято, и новые идеи не понадобятся, или если цели встречи выходят за рамки ответственности и компетенций предполагаемых участников. 

Метод фасилитации позволяет:

• организовать обсуждение даже среди негативно настроенных друг к другу участников;
• раскрыть потенциал и получить максимум от экспертизы сотрудников;
• сгенерировать много идей и сделать так, чтобы каждая из них была услышана;
• принимать решения совместно и формировать чувство сопричастности по отношению к принятым решениям; 
• улучшить отношения в команде; 
• начать работать по Agile. 

Один из принципов Agile гласит, что личное общение является лучшим способом передачи информации, а коммуникации в проектной деятельности нужно уделять много внимания и времени. Поэтому управление проектами по Agile подразумевает проведение регулярных встреч и митингов — ежедневных, еженедельных, ежемесячных — в зависимости от цели и формата.

Представим, команда разработчиков обсуждает выпуск нового релиза ИТ-продукта, при этом фасилитацию не проводит. Тимлид рассказывает, что удалось реализовать за итерацию, что сработало плохо, в каких задачах все молодцы, что в планах. На первый взгляд, совещание продуктивное: подводятся итоги, намечаются планы. Но если посмотреть глубже, эффективность далека от максимальной. 

Даже если выступает не только тимлид, обычно не все участники встречи одинаково включаются в обсуждение. Это обусловлено разными причинами. Одним может казаться, что их идеи неисполнимы или слишком затратны в реализации. Другим — что мысли не понравятся руководству или коллегам. Третьим — что мнение все равно будет проигнорировано. 

Задействовать в обсуждении всех участников и добиваться продуктивности от встреч с проектной командой помогает фасилитатор.

Кто такой фасилитатор

Фасилитатор — это модератор обсуждения, который придерживается определенных принципов при проведении командных встреч. Его ключевая задача — помочь команде раскрыть свой потенциал, распределить ответственность и вдохновить на дальнейшую работу. При этом нужно сделать так, чтобы всем было интересно слушать друг друга и участвовать в обсуждении. В управлении встречей помогают различные инструменты и техники, но немаловажен позитивный настрой и вовлеченность самого фасилитатора.

Кто может выполнять роль фасилитатора? Приглашенный специалист или сотрудник в штате компании. Причем сотрудник может заниматься фасилитацией встреч все свое рабочее время или совмещать с другими задачами. Часто методам фасилитации обучаются те, кому важно добиться продуктивности совещаний, например, топ-менеджеры и руководители отделов. В Agile задачи фасилитатора обычно выполняет project manager или скрам-мастер.

Нужно учитывать, что фасилитация встреч — трудоемкая задача. Она подразумевает не просто присутствие на совещании. Фасилитация требует применения навыка активного слушания, умения создать психологически безопасную среду. Также фасилитатор проводит большую подготовительную работу для проработки сценария встречи, формулированию правил обсуждения и других аспектов.

Фасилитатор должен уметь:

• сосредоточиться на дискуссии и фокусировать обсуждение на задачах встречи;
• управлять темпом обсуждения так, чтобы добиться и сохранить максимальную вовлеченность и заинтересованность участников;
• оставаться беспристрастным и соблюдать нейтралитет, то есть воздерживаться от поддержки чьей-либо точки зрения.

Как фасилитировать встречи

Фактически фасилитатор занимается проектированием совещания: ставит цели мероприятия, определяет правила, изучает состав участников. Также продумывает содержание и подбирает наиболее подходящие методы для управления встречей. Они могут зависеть от специфики обсуждаемых вопросов, формата встречи, готовности команды к дискуссии, состава аудитории.

Представим, группа разработки корпоративного портала реализует базу знаний. В состав команды проекта входят специалисты с разными компетенциями — продакт менеджер, разработчики, аналитики, тестировщики, UX-дизайнер, технический писатель. Сотрудники работают в разных подразделениях, но часто делают проекты совместно и понимают, кто и за что будет отвечать. При планировании первого релиза аналитики составили свой список фич, разработчики — свой, а технический писатель считает, что для внедрения базы знаний еще мало накопленных данных. Ежедневные совещания только увеличивают бэклог проекта.

Если подключить фасилитатора (это может быть кто-то из самой команды или внешний коуч), то в этой ситуации ему не придется знакомить специалистов. Цель встречи будет следующей: определить такую дорожную карту проекта, которая позволит запустить в срок MVP продукта.

Чтобы спланировать и провести подобную встречу, можно организовать таск-трекер для фасилитатора, например, в системе для управления проектами.

Фасилитатор может готовить совещание с помощью планировщика задач

Участников встречи должно быть от 3 до 20 человек. Оптимальная длительность — от 2 до 4 часов. Эти ограничения связаны с задачей фасилитации — создание продуктивной среды для высказывания мнений. Так, организация встречи на двух человек не имеет смысла. А если участников больше 20, то фасилитатору будет сложно предоставить всем равные возможности для высказывания, а обсуждение может затянуться, что негативно скажется на вовлеченности.

Ни одна идея не должна потеряться — это ключевой аспект фасилитации. От этого зависит уровень доверия участников и желание высказывать свое мнение. Человек просто не захочет озвучивать свои мысли, если уверен, что их не примут во внимание. Для фиксации и визуализации идей можно использовать специальные инструменты.

Например, пробковая доска со стикерами подойдет, если совещание по проекту проводится офлайн. Возможности системы для проектного управления позволяют работать с задачами и идеями офлайн — нужно только вывести их на большой экран. Или онлайн — в этом случае достаточно расшарить экран или предоставить доступ к рабочей доске встречи. Главное, чтобы все участники видели, как продвигается обсуждение идей.

Этапы и задачи совещания с участием фасилитатора:

1. Открытие. Фасилитатор стремится заинтересовать слушателей, объяснить цели и задачи встречи. Участники сразу должны понять, зачем они собрались и по каким правилам будут работать.
2. Генерация идей. Задача — вовлечь, мотивировать участников говорить. Фасилитатор опирается на психологический прием: тому, кто уже озвучивал свое мнение, в дальнейшем станет проще принимать участие в обсуждении. Все высказанные идеи фиксируются.
3. Дискуссия. Участники анализируют идеи, находят плюсы и минусы каждой. При этом фасилитатору нужно добиться, чтобы люди договаривались и слушали друг друга. Это сложная задача, так как кто-то может начать усиленно продавливать свое мнение, а кто-то в ответ на это махнет рукой и будет формально со всем соглашаться.
4. Принятие решения, планирование, распределение ответственности. Участники выбирают наиболее перспективные идеи, планируют работы по их реализации, назначают ответственных.
5. Подведение итогов. Фасилитатор озвучивает результаты совещания, может попросить участников поделиться своими впечатлениями и мыслями о прошедшей встрече и ее итогах, благодарит за работу.

По итогам встречи составляется протокол — это также удобно делать в специализированной системе. Например, в Naumen Project Ruler можно не только отправить сообщение с результатами встречи, которое будет доступно всем участникам, но и добавлять задачи, указывать сроки, подбирать и назначать ответственных.

В протоколе встречи удобно фиксировать описание и итоги совещания. Также можно добавить задачи, созданные в рамках обсуждения

Управление встречей — это управление аудиторией. Фасилитатору необходимо чувствовать состояние людей, готовы ли они к сотрудничеству, и применять инструменты фасилитации исходя из настроя и потребностей группы.

Методы фасилитации

Методов фасилитации много. Фасилитатор выбирает наиболее подходящие и комбинирует их таким образом, чтобы помочь группе решить поставленные задачи.

Мозговой штурм. Участники озвучивают как можно больше идей за короткий промежуток времени, не задумываясь об их качестве, исполнимости и ограничениях. Во время упражнения критика идей не допускается. Все плюсы и минусы предложений будут обсуждаться на этапе анализа идей.

Представим, в рамках программы цифровой трансформации предприятие внедряет систему Service Desk. Проектная команда проводит совещание «Как мотивировать сотрудников использовать корпоративный портал, чтобы снизить количество звонков в сервисные подразделения». Команда проводит мозговой штурм. Участники могут высказывать абсолютно все идеи, которые приходят в голову: от перестать принимать заявки по телефону до провести демо возможностей сервиса и составить инструкции в формате «что делать, если…».

Упражнение помогает быстро получить несколько решений проблемы.

Мета-планирование. Участники высказывают независимые мнения на определенный вопрос. Задача фасилитатора — сделать так, чтобы предложения одних членов команды не влияли на идеи других. Если встреча проводится офлайн, сотрудники могут записывать свои мысли на бумаге. Во время онлайн-встречи используются индивидуальные или групповой чаты. Если это общий чат, фасилитатор может временно закрыть доступ к просмотру сообщений или договориться, чтобы все участники отправили свои предложения одновременно.

Например, участники обдумали вопрос из примера выше и записали свои предложения на стикерах. Здесь варианты могут быть такими: «Запустить чат-бот в Telegram для подачи заявок через единый центр поддержки», «Добавить на портал умный поиск по базе знаний». Упражнение помогает вовлечь в работу всех участников встречи и быстро получить несколько независимых взглядов на один вопрос.

Мини-команды. Формируются команды по 2–3 человека. Всем группам предлагается для обсуждения один и тот же вопрос. Затем результаты суммируются, анализируются и находится оптимальное решение.

Например, компания расширяет штат разработчиков и заранее продумывает, как помочь новичкам влиться в рабочий процесс. На встрече, посвященной адаптации персонала, команду разделяют на группы и задают вопросы: «Как улучшить онбординг новых членов команды?». «Что помогло быстрее адаптироваться, когда вы были новичком?». Сотрудники обсуждают предложения сначала в мини-группах, затем представляют результаты всей аудитории.

Метод позволяет вовлечь в обсуждение всех участников встречи и сфокусировать их на решении какого-то вопроса. Упражнение часто применяется в начале совещания.

Мозговой штурм наоборот. Участникам предлагают придумать идеи, которые направлены на достижение антипода цели. Это позволяет посмотреть на вопрос с противоположной стороны.

Например, на встрече по поиску решений «Как обеспечить безопасность ИТ-систем компании» фасилитатор вместо вопроса «Как повысить устойчивость ИТ-инфраструктуры?» озвучивает: «Как можно все сломать?». Сотрудники высказывают идеи: «Отключить системы мониторинга», «Вывести из строя ключевой сервер». Такое упражнение помогает критически посмотреть на ситуацию и обнаружить потенциальные угрозы, чтобы в дальнейшем предпринять меры по их устранению. В целом подход помогает включить креативность и избежать ошибок при реализации идей.

К итогам

Фасилитация помогает продуктивно проводить любые совещания, фокусироваться на целях и результатах, быстро находить оптимальные решения проблем. Эти возможности особенно актуальны для проектной деятельности, так как проекты часто реализуются в условиях неопределенности и отсутствия готовых решений.

Также с помощью инструментов фасилитации поддерживаются принципы Agile-культуры: коммуникация, эффективное использование ресурсов, в том числе человеческих, максимальное раскрытие потенциала сотрудников. При этом фасилитация будут полезны в работе любых проектных команд, а не только тех, которые работают по гибким методикам.

Команды, которые используют инструменты управления проектами, могут организовать подготовку фасилитационных встреч прямо в системе. Например, Naumen Project Ruler позволяет фасилитатору вести всю работу в едином интерфейсе: планировать встречи, оповещать участников, делать рассылки, записывать озвученные идеи и привязывать задачи к протоколу совещаний.

Что еще интересного