Для кого предназначен продукт Naumen Project Ruler? Каким компаниям подойдет?

Продукт ориентирован на компании среднего и крупного бизнеса: более 10 проектов в год, 25+ сотрудников участвуют в проектной деятельности. Возможности системы могут использовать все участники проекта: менеджеры, аналитики, консультанты и другие специалисты.

К какому классу решений относится?

Naumen Project Ruler — продукт класса 4PM (portfolio, program, project, product management), который воплощает комплексный подход к реализации продуктов и включает в себя блоки управления портфелями, программами и их проектами.

Какие методы управления поддерживает?

В продукте совмещены методологии Waterfall и Agile. Waterfall обеспечивает структуру управления проектом с выделенными этапами, сроками и ответственными. Agile позволяет быстро адаптироваться к изменениям в продукте, требованиям бизнеса и со стороны рынка.

Есть ли интеграция с другими продуктами, например, Naumen Service Desk?

Продукт входит в экосистему на базе единой платформы Naumen Service Management Platform. Поэтому клиенты могут совместно использовать Naumen Project Ruler с программным продуктом Naumen Service Desk и другими решениями линейки.

Можно ли при связке решений из экосистемы Naumen SMP использовать общие объекты?

Единая конфигурация позволяет придерживаться в продукте сквозной логики во всех универсальных объектах и сущностях, которые применяются в общей модели.

Можно ли в продукте добавлять ссылки на конфигурационные единицы и базу знаний?

Да, возможность связывать КЕ с проектами есть. Если оборудование задействовано на проекте, связь и степень занятости фиксируется в системе. Доступна нативная база знаний. Для расширенной базы знаний (переключение и сравнение между версиями, управление публикацией, шаблоны, плагины и пр.) реализована интеграция с продуктом Naumen KMS.

Входят ли в продукт диаграмма Ганта и Канбан-доски? Потребуется ли покупка лицензий?

Эти модули являются неотъемлемой частью продукта. Дополнительной покупки лицензий для работы с функциональностью Канбан-досок и диаграммы Ганта не потребуется.

Какие решения может заменить Naumen Project Ruler?

В одном решении объединены управление жизненным циклом продукта, отслеживание связей с проектной деятельностью и ведение информации по проекту. Поэтому система может заменить ряд зарубежных решений в области управления разработкой управления проектами, задачами и ресурсами. Например, Jira, MS Project и TFS.

Какие возможности есть для замены связки Jira и Confluence?

Ранее многие команды использовали Jira для управления проектом и создания задач, а в Confluence создавали инструкции по решению проблем и вели проектную документацию. Сейчас активно работаем над завершением интеграции Naumen Project Ruler и Naumen Knowledge Management System — системы управления знаниями, которая обеспечивает удобную и эффективную работу с контентом и является эффективной заменой Confluence и Sharepoint.

Был ли опыт миграции отделов управления рисками с GRC-решений, например, TeamMate?

Это класс решений, который во многом схож с проектной деятельностью, но учитывает специфику аудиторских подразделений и отделов по управлению рисками. На данный момент такого прикладного опыта нет. В проработке реализация классического риск-менеджмента и риск-менеджмента, связанного с непрерывностью процесса.

Какие возможности для миграции предусмотрены?

Развиваются стандартные инструменты миграции с продуктов Atlassian, что повысит скорость перехода и обеспечит сохранность данных при миграции.

Настройка отображения базового и текущего плана, а также импорта и экспорта проектов на диаграмме Ганта в MS Project позволяет переносить наработки из MS Project в Naumen Project Ruler без потерь. Экспорт диаграммы в MS Project обеспечит возможность работы оффлайн и последующий импорт обновленных данных в систему при появлении сети.

Реализованы необходимые для миграции инструменты: возможность импорта и экспорта данных в формате XLS, CSV. Также есть REST API и SOAP, поддерживаются входящие и исходящие запросы.

Есть ли инструменты экспорта данных из MS Project и Primavera текущих данных о портфеле проектов?

Да, c MS Project возможно загрузить и выгрузить информацию, которая содержится на Диаграмме Ганта. С Primavera возможность экспорта и импорта прорабатывается. При этом стандартные средства системы предусматривают вариант такого экспорта и импорта через файлы XLS, CSV.

Что такое концепция 4PM? Чем отличается от классического подхода управления проектами 3PM?

Концепция 4PM — это подход к управлению проектной деятельностью, который позволяет компании одновременно управлять проектами, программами и портфелями, а также развивать продукты по заданному жизненному циклу, фиксируя всю информацию в единой ИТ-системе. В аббревиатуру 4PM входят названия областей управления: управление проектами — Project Management, программами — Programme, портфелями — Portfolio и продуктами — Product.

Подход 4PM эволюционировал из концепции 3PM, которая традиционно применяется в проектном менеджменте и включает в себя проекты, программы и портфели.

Что, согласно концепции 4PM, входит в проект?

Согласно подходу 4PM, проект является деятельностью, у которой есть цель, назначен срок реализации, запланирован бюджет и определена команда. Успех деятельности определяется фактом достижения цели: если цель достигнута, то проект выполнен, если нет, то провален.

Проекты могут входить в программы или портфели, а могут реализовываться независимо. Но именно благодаря объединению проектов в группы достигается синергия, и стратегия компании реализуется наиболее эффективно.

Что, согласно концепции 4PM, входит в продукт?

Продукт является результатом деятельности, в том числе проектной, создается для пользователей и может меняться в соответствии с их запросами. Продукт не ограничен по времени, но оценивается с помощью конкретных показателей. Например, жизненный цикл ИТ-продукта включает этапы разработки, тестирования, вывода на рынок, внедрения, развития, исключения из продуктовой линейки или переработки и т.д.

Продукт не вписывается в иерархию классического ведения проектов, хотя может развиваться с их помощью. Для проектов, связанных с продуктом, — выпуск релизов, адаптация под конкретного клиента и пр., характерна преемственность, а цели ставятся в соответствии со стратегией и дорожной картой.

Что, согласно концепции 4PM, входит в программу проектов?

Управление программами состоит из набора проектов, которые обладают общим свойством, например, имеют одну цель. При совместной реализации проектов в рамках программы компания получает больший эффект, чем если бы реализовывала проекты по отдельности.

В программу могут входить и продуктовые проекты. Это позволяет достичь согласованности, например, при реализации проектов внедрения у клиентов и проекта планового развития продукта.

Что, согласно концепции 4PM, входит в портфель проектов?

Портфель проектов может состоять из программ и отдельных проектов, направленных на достижение общей стратегической цели компании. В рамках портфеля проекты проще анализировать с точки зрения эффективности, распределять ресурсы, а также приоритизировать в зависимости от предполагаемого результата. Так, чем больше положительного эффекта планируется достигнуть, тем важнее проект для организации.

Как реализована концепция 4PM в продукте Naumen Project Ruler?

Naumen Project Ruler — решение класса 4PM, которое дает возможность вести проекты, программы, портфели и продукты в одной системе. Вся информация структурирована в едином пространстве так, чтобы участники имели к ней доступ в необходимом объеме. В решении есть все нужные инструменты для управления проектной деятельностью: от бюджетирования, планирования и оценки рисков до распределения ресурсов и контроля выполнения задач.

Проекты, программы, портфели и продукты в Naumen Project Ruler бесшовно связаны. В информации о проекте можно указать, какие продукты и версии в нем используются, а в описании продукта — отметить перечень связанных проектов. В системе можно увидеть, частью каких программ и портфелей являются конкретные проекты, и при  необходимости перейти на нужный уровень иерархии для уточнения данных.

В чем преимущества управления проектной деятельностью на основе методологии 4PM?

Концепция 4PM позволяет развивать не только проекты, но и продукты, используя все преимущества комплексного управления проектной деятельностью — иерархичность, структурирование данных, возможность определять стратегически важные направления развития и инвестирования, выбирать приоритеты и оптимально распределять ресурсы.

Методология дает возможность управлять проектами и продуктами одновременно, учитывать их взаимосвязи и синхронизировать работу всех участников. При таком подходе продукты не затрагивают те ограничения, которые характерны для управления проектами. Так, проект ограничен по времени и завершается после достижения конкретной цели. Продукт же продолжает развиваться и после завершения очередного проекта. Например, при разработке в компании ИТ-продукта это будет выпуск нового релиза.

Для чего в продукте применяется диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта предназначена для решения повседневных задач менеджера проекта: мониторинг статусов выполнения активностей, назначение корректных сроков в рамках реализации проекта, отслеживание взаимосвязей работ.

Перестраивается ли проект на диаграмме динамически: по срокам при завершении задачи (вехи), при условии что задачи и этапы связаны друг с другом?

Диаграмма позволяет выстроить структуру работ и управлять прогрессом проекта с учетом связей этапов. Если важно выполнить задачи в определенной последовательности, то между этапами настраивается блокирующая связь. В таком случае при изменении сроков ведущей задачи сдвигается срок зависимых работ.

После создания задачи на диаграмме Ганта производит ли система контроль сроков по дате завершения проекта? Что будет, если срок выполнения задачи выходит за рамки проекта?

Поведение будет зависеть от настроек конкретной конфигурации. Если дата срока проекта нередактируемая, то система не даст сдвинуть срок подчиненной работы за сроки проекта. А если даты проекта допускают изменения, то система, вслед за сроком работы, расширит и период реализации проекта до соответствующей даты. При этом можно выводить предупреждение о выходе за рамки сроков проекта.

Есть ли механизм отслеживания контрольных точек проекта?

На этапе планирования дорожной карты на разных уровнях приоритизации можно отмечать контрольные точки. На Диаграмме Ганта они отображаются пиктограммой ромба и показывают, к какому сроку должны быть достигнуты.

Можно ли скрыть уже выполненные проектные задачи на диаграмме Ганта, чтобы облегчить восприятие?

Да, для этого на диаграмму можно вывести дополнительный параметр — текущий статус активности.

Для каких задач используются Канбан-доски в продукте?

Канбан-доски — интерактивный инструмент визуализации, который помогает отслеживать сроки задач и статусы работ, а также легко менять исполнителей. Инструмент адаптируется под потребности команды и отдельных сотрудников. Например, можно добавлять и менять статусы, объединять статусы в один столбец, задавать цвет столбцам и меткам на карточках работ.

Можно ли перемещать задачи из одного этапа выполнения на другой на доске вручную?

На Канбан-досках можно выполнять быстрые действия. Например, на представлении по статусам менять статус, перетаскивая карточку с работой между столбцами. При этом проверяется системное ограничение на доступность такого перехода. На досках с представлением по сотрудникам (командам) можно перетаскиванием передавать ответственность.

Как осуществляется настройка прав и доступа к Канбан-доскам для пользователей?

Настройка прав выполняется на уровне технолога. Пользователи системы делятся на группы с ролями и профилями, что дает возможность на уровне любого контента ограничивать либо разрешать доступ.

Можно ли перейти на карточку задачи с Канбан-доски?

Переход на карточку конкретной работы выполняется одним кликом мыши.

Как используются дашборды в Naumen Project Ruler?

Это инструмент, который помогает быстро и наглядно оценить динамику и результаты работы команды, отдела или проекта. Данные выводятся в виде графиков, таблиц, диаграмм.

Как происходит обновление данных на дашбордах?

Дашборды бесшовно интегрированы с основными бизнес-процессами, поэтому вся информация обновляется автоматически в режиме реального времени.

Есть ли «коробочный отчет» по просроченным задачам (вехам) или его потребуется настраивать самостоятельно?

Да, в системе есть преднастроенные отчеты. Например, дашборд по активностям и вехам. Настройки выполняются единожды при внедрении. Далее на такой дашборд будет выводиться актуальная информация.

Какие ключевые метрики и показатели могут выводиться на дашборды?

Дашборды — это конструктор, где можно выбирать, какие данные, в каком представлении и срезе нужно получить. В Naumen Project Ruler можно настроить любые необходимые показатели для вывода на дашборд.

Какие конкретные задачи можно решить с помощью дашбордов?

Дашборды используются для разных задач. Например, управлять загрузкой персонала можно с помощью столбчатой диаграммы. Такой дашборд показывает, сколько активностей в работе у участников проекта. А чтобы получить информацию о трудозатратах, можно вывести таблицу с плановой и фактической трудоемкостью по этапам проекта.

Можно ли сохранить разные виджеты на дашбордах для разных пользователей?

Да, в системе доступен как общий вид, так настройка личного представления.

Как в системе реализована коммуникация между сотрудниками по проекту? Например, где фиксируются итоги совещаний?

В Naumen Project Ruler создана сущность «встреча». На карточках встречи можно фиксировать трудозатраты, результат, оформить протокол, создавать активность и связанные задачи. В параметрах можно указать место проведения, участников встречи, связать их с любыми сущностями в системе (продуктом, программой, проектом), оставлять комментарии, прикладывать файлы.

Можно ли коллективно работать с документами по задаче? Например, если задача назначена на нескольких исполнителей?

В нативной базе знаний Naumen Project Ruler документ доступен для коллективного просмотра, комментирования, добавления файлов и последовательного редактирования содержания, но нет возможности коллективного редактирования. Такая возможность реализуется через интеграцию с базой знаний продукта Naumen KMS.

Как ведется бюджетирование проекта в продукте?

Бюджетирование реализовано в виде проставления плановой стоимости проекта, с контролем и учетом сумм по доходным и расходным документам, путем заведения реквизитов документов в систему (стоимость, тип, статус, признак доходный да/нет, сумма к учету). На основании внесенных документов рассчитываются суммы доходов и расходов, определяется сальдо и рентабельность проекта. Общую стоимость можно сравнить с плановым значением. Для задач конкретной компании по детальным требованиям доступна настройка бюджетирования в виде планирования и учета затрат по каждой работе с разбивкой по статьям.

Как реализовано управление затратами проекта?

Управление затратами проекта организовано через регистрацию доходных и расходных документов. Достаточно указать номер, название, тип и сумму документа для любой проектной активности, и система автоматически учтет их в стоимости проекта. Таким образом, можно сопоставить фактическую стоимость с плановыми показателями. Также автоматически будут рассчитаны сальдо, рентабельность проекта и другие показатели.

Как ведется учет трудозатрат по проекту? Как сформировать отчет по трудозатратам в проекте за отчетный период?

В Naumen Project Ruler существует специальный виджет учета трудозатрат, с помощью которого каждый сотрудник может проанализировать, сколько и над какой задачей он работал.

Реализована ли возможность, чтобы сотруднику, у которого уже большое количество запланированных работ, нельзя было назначить новые задачи?

В системе есть функционал планирования времени сотрудников, с помощью которого можно отследить, насколько плотно загружен сотрудник. Эту информацию видно в общем списке сотрудников команды, на столбчатой диаграмме по активностям и спидометре индивидуальной загрузки сотрудника. Кроме того, дополнительно развиваем календарное отображение загрузки в расписании сотрудника и команды.

Предусмотрено ли согласование оценки задач с исполнителем?

По умолчанию это необязательное условие, но такая возможность есть. В системе реализован механизм согласования, а также можно использовать логический атрибут, доступный только ответственному за согласование.

Приходят ли уведомления по задачам в общую ленту? Можно ли фильтровать уведомления или разделять их по отдельным проектным каналам?

Уведомления по задачам приходят в общую ленту уведомлений, а также на электронную почту. В них содержится суть и ссылка на карточку объекта события. В ленте уведомлений доступны действия: поиск, фильтрация, группировка уведомлений. Также можно ставить отметку о прочтении, чтобы изменить активную цветовую подсветку новых уведомлений.

Могут ли задачи создаваться и назначаться автоматически?

Да, в системе можно настроить автоматическое создание работ и назначение их в ответственность командам или сотрудникам. Это реализуется путем специальных скриптов автоматизации, написанных на Groovy. Также для автоматизации бизнес-процесса используется дополнительный модуль BPM.

Можно ли назначать задачу на нескольких исполнителей? Сколько участников можно задействовать в одной задаче?

В Naumen Project Ruler предусмотрены два типа участников: ответственный и исполнитель. Ответственный у задачи всегда один, но он может меняться от статуса к статусу. А исполнителей у задачи может быть несколько. Например, команда из 5 человек работает над задачей. Каждый отвечает за конкретный этап, а один сотрудник — за ее общее выполнение.

Кроме того, можно создавать вложенные задачи и подзадачи. Уровень вложенности регулируется гибко, можно его добавлять и ограничить. Например, если больше трех уровней вложенности неприемлемо, то в настройках указывается, что на третьем уровне создание подзадачи будет недоступно.

Как происходит исполнение задач? Как фиксируется и оформляется результат?

Исполнение задач происходит согласно жизненному циклу, который настраивается индивидуально под каждую компанию. В системе заложена статусная модель, которая отражает этапы работы над задачей: запланировано, на оценке, в работе, завершено. Когда сотрудник берет задачу в работу, меняется статус в карточке. Промежуточные итоги и результат активности фиксируются в виде комментариев и полей, которые зависят от типа задачи и требований по качеству исполнения, которые к ней предъявляются.

Можно ли настраивать атрибуты в задаче? Можно ли добавлять кастомные?

Да, атрибуты в задаче можно изменить и настроить под потребности конкретного кейса. Например, можно добавить специализацию, навыки или сложность задачи, чтобы выбрать специалистов с соответствующими компетенциями.

Возможность добавлять кастомные атрибуты любого типа доступна администратору или технологу системы с доступом к настройке интерфейса.

Поддерживается ли в системе распределение задач проекта по спринтам?

Да, в задаче можно указать, к какому спринту или релизу она относится. Для этого в карточке выделены отдельные атрибуты.

Есть ли возможность заполнять прогнозную дату, помимо плановой и фактической?

Да, для этого достаточно создать новый атрибут типа «Дата» и добавить его в группы атрибутов, которые используются на формах добавления, редактирования и карточке объектов.

Какие возможности для управления рисками реализованы?

В Naumen Project Ruler доступен классификатор рисков, который настраивается в соответствии с потребностями конкретной компании в контексте того, с какими рисками она сталкивалась или каким подвержена в целом. В проектах создается связь с риском, указывается степень влияния, вероятность возникновения. Система рассчитывает уровень воздействия на проект в виде цифрового значения и предлагает выбрать стратегию реагирования, например, уклонение. Есть возможность связывать с рисками задачи и создавать активности, которые помогут нивелировать воздействие.

Поддерживается ли в системе управление портфелями проектов?

Да. В рамках этой функциональности представлены возможности: многоуровневая декомпозиция с понятными взаимосвязями между работами, мониторинг и анализ прогресса в единой иерархической структуре, формирование портфелей, программ на основе стратегических целей компании, планирование по целям и управление по заданным контрольным точкам, контроль статусов активностей, управление изменениями, своевременный анализ и оценка рисков.