Как СКИП влияет на результативность задач и проектов

Сделать задачу — лишь половина дела. Не менее важно сдать ее в срок. Для этого нужны и навыки тайм-менеджмента у исполнителя, и контроль со стороны руководителя. При этом под контролем понимается не только требование результатов, но и своевременное выявление потребностей всех участников задачи, возникающих проблем и так далее.

Как в этом помогает СКИП, какие задачи решает, а также как внедрить систему в компании, расскажем в этой статье.

Зачем нужна система контроля исполнения поручений

Вопрос, зачем следить за выполнением задач, обычно не возникает. Часто случается, что без контроля команда может либо ошибиться с приоритетами, либо не выполнить работу вовсе.

Другой вопрос — зачем для этого нужны дополнительные инструменты. Контролировать выполнение поручений можно как в блокноте, так и с помощью таблицы в Excel. Но для удобства и автоматизации рутины лучше использовать специализированное ПО. Например, таск-трекеры, корпоративные мессенджеры, календари, сервисы планирования. Все это относится к системам контроля исполнения поручений, или сокращенно СКИП.

В общем смысле СКИП — это набор инструментов, который помогает фиксировать, планировать и распределять рабочие задачи между сотрудниками, следить за сроками и ходом проектов. В такой системе вся информация, которая есть у участников задачи, хранится в едином источнике.

При наличии системы руководителю, контролирующему выполнение поручений, не нужно заниматься микроменеджментом. Достаточно открыть программу, посмотреть статус задачи и при необходимости скорректировать план.

Какие еще преимущества дает СКИП:

• Повышается скорость выполнения задач. Поручения передаются быстрее, так как не привязаны к личным встречам и совещаниям, а создаются в онлайн-системе.
• Снижаются трудозатраты. Руководитель не тратит время на объяснение деталей каждому лично, а исполнители — на составление бесконечных отчетов.
• Уменьшается количество ошибок. Исключаются случаи, когда задачу выполнили неверно, потому что не смогли найти нужной информации.

Система контроля поручений позволяет следить как за отдельными задачами и сотрудниками, так и автоматически запускать бизнес-процессы. В этом случае для переключения между этапами не потребуются встречи с подведением итогов и ручная постановка следующих задач.

Например, в рамках проекта по доработке интерфейса приложения один специалист завершил исследование и загрузил результаты в систему. Если поручение входит в процесс, то после закрытия этапа СКИП автоматически запустит задачи для других участников: разработчиков, дизайнеров и так далее.

Какие задачи можно контролировать

Трекеры задач, вроде to do-листов, позволяют отслеживать простые операционные задачи, например, отправить письмо коллегам или написать отчет. СКИП можно использовать для более сложных дел. Например, планирования проектов, в которых заняты сразу несколько сотрудников или даже подразделений. Или выполнение срочных поручений, таких как восстановление сайта, корректировка рекламной кампании из-за действий конкурентов и так далее.

Как правило, в системах контроля поручений есть сразу несколько инструментов, которые позволяют фиксировать и вести задачи в различных формах, отчитываться о результатах и планировать дальнейшие работы.

Ежедневные поручения. Это задачи, которые сотрудник выполняет регулярно в рамках своих должностных полномочий. Например, для техподдержки это может быть ремонт оборудования или мониторинг его состояния, для бухгалтерии — формирование счетов и отчетов, для разработчиков — написание кода.

Обычно ежедневные поручения исполнители получают от своих руководителей или от других сотрудников, если в компании действует автоматизированная система на базе Service Desk.

Несмотря на привычность задач, сотрудник может что-то забыть. Поэтому даже простые поручения важно фиксировать, указав цели и сроки. Например, в Naumen Project Ruler для этого есть общий список активностей.

Отслеживание всех активных поручений в одном окне

Нередко в рамках дня сотрудник выполняет более одного поручения. Некоторые из них связаны друг с другом или зависят от участия коллег. В таком случае для ведения задач больше подойдет Kanban-доска. С ее помощью можно визуализировать статусы задач и свою нагрузку.

Ведение задач через Kanban помогает видеть полную картину: что в работе, что сделано, а что еще предстоит

Как правило, чтобы контролировать отдельные задачи каждого сотрудника, Kanban-доска руководителю не нужна. Ему достаточно видеть статусы в общем списке активностей, чтобы понять, на каком этапе находится работа. Тем не менее, когда задачи входят в проект, та же Kanban-доска может упростить планирование.

Поручения высшего руководства. Это такие же ежедневные поручения, но с более высоким приоритетом. Обычно они относятся не к операционным, а стратегическим задачам. От их выполнения зависит функционирование компании. Например, подготовка документов для ежегодных отчетов, разработка проектов по тендеру и другие.

Сюда относятся и те задачи, которые подразделение получает с пометкой ASAP. Например, срочно вывести новый продукт или услугу, чтобы не потерять долю рынка. Результат поручения обычно зависит от скорости реакции и работы исполнителей.

Для выполнения поручений руководства важно правильно расставлять приоритеты. Помимо отметок в задачах, с планированием помогает такой инструмент, как диаграмма Ганта. С ее помощью руководитель может заранее увидеть фронт работ и распределить задачи так, чтобы уложиться в согласованный срок.

Диаграмма Ганта позволяет выстраивать связи между задачами, чтобы формировать непрерывный процесс и планировать ресурсы

К стратегическим поручениям можно отнести контроль исполнения документов, например, регламентов подразделений. В качестве результата руководители должны предоставить отчеты. В них они оценивают соответствие хода работ установленным правилам.

Чтобы ускорить передачу отчетов и сократить трудозатраты, руководитель может воспользоваться информацией из системы. В специальных дашбордах автоматически собирается информация о ключевых показателях подразделения и конкретных проектов. Например, общее количество задач, уровень нагрузки сотрудников, объем просроченных поручений.

С помощью дашборда руководитель может визуализировать данные по подразделению и проектам, в которых участвует команда

Поручения внутри проектов. Как правило, проекты ведутся с помощью запланированного списка задач, которые команде нужно выполнить в определенный срок. Но бывают случаи, когда проект идет не так, как задумывался в самом начале. Какие-то задачи не успевают сделать, а какие-то появляются в процессе. Например, в середине проекта выясняется, что определенный этап невозможно завершить без закупки дополнительного оборудования. Чаще всего это происходит при недостаточном анализе до старта работ или подходе, который позволяет начать проект быстрее и по ходу вносить коррективы, например, спринты в Agile.

Такие дополнения и правки становятся поручениями в рамках проекта. Вести их нужно параллельно с общим планом работ, чтобы не сорвать договоренности и не поставить этап или весь проект под угрозу. Поэтому, чтобы упростить контроль над такими поручениями, их необходимо связывать с головными задачами. Например, с помощью иерархических списков.

Контроль исполнения поручений и их связей с задачами в проекте можно анализировать через дашборды. Они позволяют замечать проблемы раньше, чем они повлияют на ход работ. Например, руководитель узнает о задержке согласования со стороны заказчика не на совещании в понедельник, а на неделю раньше, когда задача поменяет статус и встанет на паузу.

В Naumen Project Ruler есть множество виджетов, которые можно комбинировать, чтобы увидеть подробную картину по проекту. Для отслеживания последовательности задач подойдут таблицы.

Дашборд для анализа соблюдения сроков снижает риск негативных сценариев в ходе проекта

Поручения по итогам встреч. Чаще всего поручения формируются после совещаний с командой. По окончанию общения создают протокол, на основе которого распределяются задачи. Обычно в компаниях этим занимаются фасилитаторы. Они согласовывают взаимодействия между участниками и командами проекта, а также координируют этапы работ.

Чтобы не зависеть от посредников, фасилитатор может фиксировать договоренности между участниками совещаний сразу в системе контроля исполнения поручений. Например, в Naumen Project Ruler для таких целей есть отдельный тип задачи — «Встреча».

В рамках «Встречи» можно планировать мероприятия, рассылать уведомления участникам, а после фиксировать принятые решения в протоколе, который отобразится в карточке задачи. После совещания система автоматически отправит заполненный протокол всем участникам встречи. При желании эту функцию можно отключить. Также к протоколу привязываются запланированные задачи с ответственными исполнителями.

Ведение протоколов поможет отслеживать контекст поручений, а также сократит количество нарушений при реализации проекта. Например, если участники совещания не записали важные детали по своей части работ или не согласовали этапы работ, что привело к срыву сроков.

Протокол, созданный на основе созвона внутри команды, позволяет точно зафиксировать все договоренности и возвращаться к ним в спорных ситуациях

Как добиться исполнения поручений

Несмотря на возможности системы контроля исполнения поручений, ее внедрение не всегда способно решить проблемы, которые приводят к нарушению взятых обязательств. Часто причиной становится неправильная культура передачи задач исполнителям.

При создании задачи для сотрудника недостаточно просто указать цель и порядок исполнения поручений по срокам. В поручении необходимо указать дополнительную информацию, которую должен учесть исполнитель. Например, если руководитель ссылается на регламент или документацию, лучше приложить ссылку с привязкой к конкретной цитате.

Идеальным методом постановки задачи называют систему SMART. С ее помощью руководитель сможет легче сформулировать поручение, а исполнитель понять, какой результат требуется.

Постановка задач должна придерживаться единой системы целеполагания, принятой в компании

Не менее важна и эффективная коммуникация на всех этапах выполнения поручения. Частично с этим помогают статусы задач. Допустим, исполнитель запутался в приоритетах или хочет уточнить детали, которые не согласовали на старте работ. В рамках СКИП должен существовать канал, с помощью которого он может напрямую связаться с постановщиком задачи. Исключение посредников из процесса позволит избежать искажения информации.

Например, в Naumen Project Ruler в таких ситуациях есть возможность оставить комментарий в карточке задачи и отправить уведомление участникам, чтобы быстрее получить ответ. Так удастся оперативно собрать информацию и сохранить ее в контексте.

В комментариях можно отчитываться о промежуточных результатах, добавлять информацию, которую важно учесть при выполнении задачи

Как внедрить СКИП в компании

Когда руководство компании приняло решение о создании системы, внутри которой будет отслеживаться работа подразделений, нужно определить формат внедрения. Например, разработать свой продукт или выбрать из готовых.

У каждого варианта есть свои преимущества и недостатки. Кастомная разработка учтет нюансы внутренних бизнес-процессов, но потребует много ресурсов и наличия опытных разработчиков в штате. Готовые решения запускаются проще, но часто ограничены по функционалу.

При выборе подходящего продукта стоит придерживаться определенного баланса. Лучшим решением будет выбрать базовое ПО и постепенно дорабатывать его возможности. Такой подход упростит и обучение сотрудников, которым не придется разбираться с множеством незнакомых функций одновременно.

Благодаря технологиям low-code Naumen Project Ruler упрощает адаптацию системы под нужды разных команд. А сложные функции, например, уникальные дашборды или механизмы интеграции можно доработать после внедрения. Кроме того, Naumen Project Ruler входит в экосистему продуктов, с помощью которых можно в перспективе значительно расширить возможности автоматизации внутри компании.

Что еще интересного