Как правильно планировать ресурсы проекта

Работа над проектами требует ресурсов. К ним относятся не только бюджет, но и команда, время, техническое оснащение. Руководителю нужно связать все элементы так, чтобы достичь результата в срок и с минимальными рисками. Рассказываем, как это сделать и какие инструменты пригодятся, чтобы упростить процесс.

Что такое планирование ресурсов

Реализация проекта зависит от наличия ресурсов, которые необходимо подключить для создания продукта или услуги. При планировании руководитель учитывает, что уже есть для выполнения работ, что потребуется дополнительно и как эффективно все распределить. Результатом становится ресурсный план — перечень возможностей команды, задачи и требования проекта.

Допустим, для создания мобильного приложения нужны аналитик, разработчик, тестировщик, а также оборудование и специализированное ПО. Руководителю необходимо подтвердить, что специалисты есть, рассчитать нагрузку и доступность инструментов, например, сроки действия программных лицензий.

Вопросы, на которые нужно ответить при составлении плана проекта

Дальнейшая детализация зависит от проекта. Если он не требует больших затрат и не затрагивает ключевые процессы, в плане достаточно указать ожидаемый результат, сроки и задачи с минимумом необходимых деталей. В свою очередь для трудоемких проектов, например, при разработке корпоративной системы, необходимо учитывать больше информации: компетенции исполнителей, декомпозицию активностей по ролям, этапам, затратам.

Как правило, сначала создается идеальный план, который соблюдает баланс времени и доступных ресурсов. При этом бизнес-заказчики нередко вносят коррективы: если результат нужно получить быстрее, увеличивают бюджет, если затраты нужно оптимизировать, нередко смещают сроки. План позволяет руководителю контролировать изменения и отображать их наглядно, чтобы ничего не упустить и снизить шанс наступления рисков.

Зачем управлять ресурсами на проекте

Любой план помогает упорядочить работу. Исполнители фокусируются на определенной цели, а не действуют в хаосе. Так как ресурсы команды чаще всего ограничены, их учет при реализации проектов не просто нужен, а необходим.

Основная задача при планировании ресурсов — оптимизировать вложения в рамках требований проекта. Это не всегда обозначает экономить, скорее не допустить, чтобы команда закончила работы в минусе (в том числе моральном) или с грубым нарушением сроков.

Кроме того, эффективное управление ресурсами проекта позволяет:

• Повысить прозрачность. Команда видит пул работ, а руководитель может принимать взвешенные решения, так как располагает всей необходимой информацией — кто вовлечен в проект, как точно соблюдается план по задачам, сколько финансов доступно.
• Контролировать риски. Когда ресурсы учтены, руководитель понимает ограничения и может подготовить план для уменьшения негативного влияния или резерв, который позволит избежать проблем при форс-мажоре.
• Реализовать потенциал. Видя доступные ресурсы, руководитель может создавать оптимальные пути для достижения целей. Например, переиспользовать опыт предыдущих проектов и сократить время на выполнение некоторых этапов без перегруза команды.

Процесс планирования ресурсов: что учесть

Изначально нужно понять, что является ресурсом для конкретного проекта. Как правило, к ним относят время, финансы и людей, но на практике — больше деталей.

Чтобы сформировать реалистичный план проекта, нужно прописать потенциальные затраты и потребности, необходимые для достижения результата

Подходы к планированию разных типов ресурсов отличаются. Например, для материальных достаточно знать о наличии, при привлечении исполнителей нужно учитывать еще и фактор нагрузки. Отличия есть и в возобновляемости: сырье придется каждый раз закупать, тогда как члены команды способны переключаться между проектами.

Идеальный процесс планирования ресурсов чаще всего выглядит так

Бывают ситуации, когда доступность ресурсов не совмещается с планом. Допустим, нужный исполнитель требуется на другом, более важном проекте, в те же сроки. В случае, если дедлайны нельзя перенести, план должен учитывать дополнительные расходы на привлечение сторонних ресурсов, к примеру, подрядчиков.

Пример ресурсного плана

Планы для прогноза по ресурсам бывают разных видов, не только по детализации, но и наполнению. Иногда в него вносят исключительно активности, с исполнителями и сроками. Или бывают более подробные таблицы, которые включают указание почасовых ставок с дальнейшим расчетом затрат из бюджета.

Для ИТ-проекта составление плана можно начать с фиксации задач, детализации по ресурсам и срокам

Используя такой шаблон, получится прикинуть примерный объем работ. Далее можно включить данные по бюджету, нагрузку, необходимые инструменты и другую важную информацию.

Тот же план, но с распределением занятости исполнителей по этапам будет выглядеть уже так

Здесь учтены ставки специалистов, поэтому руководитель может рассчитать затраты на оплату труда, что потребуется при оценке рентабельности проекта. Дополнительно в таком плане можно указывать не только роли, но и имена конкретных сотрудников.

Даже подробный план оставляет место для изменений. Например, включить в команду еще одного аналитика, разработчика или тестировщика, чтобы ускорить выполнение задач после инициации проекта. Составление подобных таблиц позволяет как выявлять места для оптимизации, так и учитывать риски. В случае с увеличением команды это может быть превышение бюджета проекта на ФОТ.

Инструменты для управления ресурсами

При планировании проектных работ зачастую используют схемы, диаграммы, календари. Например, в решении Naumen Project Ruler получить нужную информацию можно с помощью следующих встроенных инструментов.

Дашборд

На информационной панели руководитель с помощью виджетов может вывести всю информацию, которая ведется по проекту, или выбрать определенные блоки для анализа, например, по конкретным ресурсам — бюджету, срокам, производительности команды. Каждый из блоков можно дополнительно детализировать. Например, указать не только количество этапов проекта и их статус, а также задачи, сроки, ответственных, чтобы оценить нагрузку по конкретным членам команды.

На дашборд нагрузка команды выводится как количество активных задач у исполнителей, так и в разрезе определенных статусов

Диаграмма Ганта

Это базовый инструмент для любого проекта, который позволяет планировать активности в связке друг с другом. С помощью диаграммы можно оценить, что необходимо, чтобы начать определенный этап. Например, не только сроки завершения, но и другие ресурсы, включая оборудование.

Возвращаясь к примеру про занятость специалистов, отображение графика работ на диаграмме Ганта — это то, что позволит не допустить пересечение задач специалистов, если они задействованы в нескольких проектах одновременно. Это делает инструмент особенно полезным при управлении портфелем проектов.

Связи между задачами и этапами выстраиваются с помощью специальной панели настроек, в которой, в том числе, указывается тип ресурсов

Учет трудозатрат

Этот инструмент позволяет управлять трудовыми, и как следствие, финансовыми затратами по проекту. На основе реальных данных о трудоемкости этапов или отдельных задач руководитель контролирует продуктивность команды и при необходимости корректирует план.

Например, если исполнители завершили свои задачи вперед графика, следующие можно начать раньше, чтобы не допускать лишних простоев и сэкономить бюджет. Или наоборот, когда по таблице видно, что трудоемкость превысила плановую, руководитель своевременно подключится сам или найдет подрядчиков в помощь, чтобы не допустить срыва сроков проекта.

Кроме общей сводной трудозатрат по проекту, руководитель видит деление по конкретным активностям, что позволяет выявлять узкие места

Управление ресурсами

Этот инструмент собирает все данные о проекте, которые занесены в систему. Это могут быть компетенции членов команды, активности и задачи, согласованные бюджеты на проекты, фактические затраты, данные инвентаризации по оборудованию и ПО, то есть все ресурсы, которые важно учесть при планировании.

Распределение ресурсов доступно в Naumen Project Ruler сразу в трех интерфейсах — списке, таймлайне и календаре. Например, в календаре руководитель видит запланированную нагрузку каждого исполнителя на день, неделю или месяц. С помощью настроек можно подгрузить уже зафиксированные трудозатраты и сравнить с плановыми, чтобы оценить прогресс проекта.

Если нагрузка исполнителя выходит за рамки допустимой, инструмент покажет предупреждение и попросит скорректировать план. Это позволяет избегать переработок внутри команды

Планирование ресурсов в системе управления проектами позволяет оценивать картину целиком и не упускать важные детали. В первую очередь благодаря автоматическому сбору всех данных о проекте, которые внесли на стадии планирования. Руководитель остается в курсе возможностей и ограничений команды, экономя время на решение других важных задач, необходимых для реализации успешного проекта.

Что еще интересного