Что такое проектный офис и как его организовать
В этой статье расскажем, какими задачами занимается проектный офис внутри компании и как наладить эффективную работу команд, которые участвуют в подобных инициативах.
Проектный офис — это люди
Когда речь заходит о терминологии, даже специалисты нередко используют выражения «проектный офис» и «портфель проектов» как синонимы. В рамках этой статьи разделим эти понятия.
Сначала определим, что такое проект. Это набор задач, которые выполняет команда для достижения определенной цели. Как правило, выполнение работы ограничено по времени. Например, проектом можно считать разработку мобильного приложения для банка. Чтобы реализовать проект, команда проводит исследования, проектирует интерфейс и так далее. Результатом проекта является готовый продукт или его отсутствие, если задачи не были выполнены в срок.
Проектный портфель — это совокупность всех проектов и проектных программ, которые ведет компания. Продолжая пример с банком, проектным портфелем можно назвать развитие цифровой экосистемы из нескольких продуктов, например, к мобильному клиенту добавится приложение страхования, управления бизнесом и так далее. Ведение проектов и продуктов в составе портфеля позволяет грамотнее планировать и распределять ресурсы компании.
Структура портфеля проектов и место проектного офиса
В свою очередь проектный офис — это структурная единица внутри компании, отдел или целое подразделение. То есть не один человек, который замкнул на себе процессы по управлению проектами, а команда, выполняющая задачи по структуризации и регламентации работ.
Таким образом, проект и портфель проектов являются объектами управления. А проектный офис — субъектом, то есть управляющим.
Помимо связки с портфелем, проектный офис часто ассоциируют с корпоративной системой управления проектами (КСУП). Несмотря на название, КСУП не является тождественным понятием. Это не способ организации команды и даже не набор задач, а методология. Она определяет, как ведутся проекты в компании, кто ими управляет и как. Проектный офис может использовать наработки КСУП, например, документацию, в качестве инструментария, существовать без нее или возникнуть как часть уже развитой системы.
Проектный офис помогает качественно управлять несколькими проектами сразу
Есть компании, у которых все
Когда компания растет и проектов становится больше одного, появляются первые проблемы. Они и становятся предпосылками для создания проектного офиса. В первую очередь это:
- Разрозненность подходов к управлению — руководители планирую и ведут задачи как умеют, а не как правильно и эффективно.
- Дублирование или конфликт функций проектных команд — команды тратят время на реализацию идей, которые уже тестировали или реализовали другие.
- Сложность поиска нужных данных в отчетах — отсутствие единых шаблонов затрудняет анализ результатов.
Офис управления проектами создается, чтобы навести порядок в этих процессах. Хотя результат будет заметен не сразу, уже на этапе внедрения можно заметить улучшения. Например, когда команде выделят людей, которые займутся разработкой документации, разработчики будут тратить меньше времени на уточнение необходимых регламентов или на правки. В перспективе проектный офис может значительно оптимизировать затраты ресурсов на реализацию проектов.
Таким образом, основная цель проектного офиса — повышение системности при работе над несколькими проектами. То есть подразделение отвечает за то, что все команды выполняют задачи в срок и в соответствии с регламентами компании. У проектного офиса могут быть и дополнительные задачи.
Цели и функции проектного офиса зависят от потребностей компании
Не существует общепринятого перечня способов, как можно организовать проектный офис и что он должен делать. Задачи и возможности подразделения определяет руководство компании, которое передает определенный набор полномочий в руки созданной команды.
Иногда выделяют проектные офисы на разных уровнях компании, начиная с управления низшего звена до
Например, для отдельных проектов могут создавать временные команды, которые будут координировать работу линейных сотрудников. Целью такого проектного офиса будет повышение эффективности выполнения задач и контроль за ними. Для этого хватит простых инструментов управления, например, диаграммы Ганта. Поэтому в подразделение иногда входят не многопрофильные эксперты, а опытные сотрудники из отдела, в котором ведется проект.
Целями проектных офисов уровнем выше являются не только контроль исполнителей и руководителей проекта, но и создание методик, стандартов, обучение, стратегическое планирование. Например, инвестиций в последующие проекты.
Способы организации и цели проектных офисов внутри компании
Еще один перечень предлагает PMBoK (Project Management Body of Knowledge) — набор рекомендаций от Института управления проектами (PMI). Он выделяет такие виды проектного офиса: поддерживающий, контролирующий и управляющий. Они также отличаются по функциям и целям, но могут находиться на разных уровнях компании вне зависимости от своего назначения.
| Поддерживающий проектный офис | Контролирующий проектный офис | Управляющий проектный офис |
|---|---|---|
| Составляет и ведет методологию по управлению проектами | Делится экспертизой по управлению проектами | Несет ответственность за успешное выполнение проекта |
| Ведет базу проектов | Участвует в принятии решений | Отчитывается за результаты |
| Собирает статистику | Контролирует менеджеров проектов | Назначает менеджеров проектов |
| Фиксирует недочеты в ходе работ | Планирует сроки и ресурсы | Ставит приоритеты и выделяет ресурсы |
Также проектные офисы могут разрабатывать документацию, проводить аудит завершенных и идущих проектов, обучать и проводить аттестацию руководителей и многое другое. Функций, как и видов, проектных офисов много. Их возможности ограничены только потребностями компании и доверием ее руководства.
У проектного офиса должна быть конкретная роль в компании
Перед созданием проектного офиса важно понять, что это отдельная единица с очерченным набором функций. Это не может быть один инженер, который периодически консультирует команду проекта или выполняет задачи поддержки, отрываясь от своих дел.
Какие еще принципы эффективности проектного офиса нужно обязательно учесть:
- Преобладание авторитета над остальными — у подразделения должно быть право накладывать вето на неэффективные решения, распределение ресурсов и так далее.
- Доверие руководства — директор не должен принимать решения по проектам в обход офиса и отменять уже принятые по жалобам проектных менеджеров без согласования.
- Упор на следование принятым нормам — приоритетом проектного офиса должна стать адаптация и доработка существующих решений, а не создание новых с нуля.
Система будет работать, когда все элементы разграничены по задачам, но понимают цели друг друга. Отсутствие согласованности, нарушение принятой стратегии и методологии в процессах приведет к тому, что внедрение проектного офиса никак не улучшит качество управления проектами. Только добавит нагрузки руководству и командам.
Функционирование проектного офиса будет эффективным при постоянном взаимодействии между всеми структурами компании, которые заняты в проектах
Развитие проектного офиса идет непрерывно
Если определение необходимости, целей и уровня полномочий является обязательным процессом для создания проектного офиса в компании, то остальные этапы могут отличаться. Внедрение зависит от специфики работы предприятия, корпоративных норм, масштаба проектов и так далее.
В идеале компании проходят пять шагов:
- Разработка концепции и структуры. На основе анализа потребностей составляется примерный план будущего офиса. Помимо целей в нем указывают, на каком уровне будет действовать подразделение, какие должности там должны быть и какие конкретные задачи они будут выполнять.
- Выбор методологии управления. Изучаются действующие стандарты и подходы к ведению проектов, их эффективность. Выбираются алгоритмы и инструменты, которые позволят сохранить лучшие практики компании или доработать их. К примеру, если в рамках проектов использовалась методология Agile, то при подготовке проекта офиса можно рассмотреть ее слабые места и предложить идеи по адаптации к целям компании.
- Адаптация новой единицы к процессам. С помощью инструментов организуется общее пространство, которое позволит взаимодействовать всем элементам будущей системы. Например, подготовить базу знаний с принятой терминологией, документацией. А также создать шаблоны дорожных карт, в которых будут вестись проекты от начала до конца.
- Подбор и обучение персонала. На места, согласованные в пункте 1, нужно выделить людей из подразделений или нанять новых. В идеале они уже должны обладать необходимой экспертизой. Если они не знакомы с проектами компании, то их нужно погрузить в специфику. Сделать это можно за счет корпоративной базы знаний и стажировок внутри проектных команд.
- Настройка и обкатка процессов отчетности. Нужно разработать план с контрольными точками, спланировать график, виды отчетов и наладить каналы по сбору данных. Например, настроить мониторинг затрат, чтобы отслеживать выполнение плана. На основе проектного опыта отчеты можно делать более подробными или, наоборот, верхнеуровневыми.
В процессе внедрения могут возникать дополнительные шаги или возврат к уже пройденным. Например, для уменьшения сопротивления проектных команд нужно провести этап переговоров или дообучения. Для руководства могут понадобиться презентации концепций или промежуточных результатов работы проектного офиса. И так далее.
Создать проектный офис можно за несколько месяцев, но на переход к полноценному может понадобиться
Но даже после прохождения всех этапов развитие проектного офиса не останавливается. Чтобы сохранять эффективность, он должен адаптироваться к новым потребностям компании и рынка. Например, могут трансформироваться его функции и состав, чтобы поддерживать высокий уровень экспертизы для управления проектами.
Развитие проектного офиса идет по кругу, делая его лучше на каждом новом цикле
Для этого понадобится инструмент, который может меняться и масштабироваться вместе с командой. Допустим, нужно доработать логику работы с портфелем проектов, чтобы быстрее реагировать на отклонения от плана или качественнее планировать ресурсы с учетом предыдущего опыта. Благодаря
В ходе непрерывных процессов внутри компании сформируется прозрачная система управления проектами, снизится уровень неопределенности, который мог негативно влиять на результаты. Руководство будет видеть эффект от инвестиций, а проектные команды — четкие инструкции и объективные результаты своей работы.
К выводам
Проектный офис становится неотъемлемой частью структуры компании при ее масштабировании. Без этого подразделения централизованное управление множеством проектов и качественный контроль за ними будет происходить гораздо сложнее и большим количеством затрат.
Помимо стандартизации процессов и наведения порядка в командах, офис управления проектами может адаптироваться к актуальным потребностям организации. Например, стать центром по обучению персонала, аналитики или сохранению корпоративных знаний. Главное — четко обозначить роль и цель подразделения, а также постепенно наращивать компетенции.
Использование современных инструментов управления проектами позволит автоматизировать часть задач, к примеру, обмен данными и мониторинг реализации проектной деятельности. Это позволит всем элементам корпоративной системы взаимодействовать слаженно и повысить эффективность работы проектного офиса, а значит — и результативность проектов компании.
Что еще интересного
Рассказываем, как объединять проекты в портфели и какие инструменты пригодятся проектному офису.
Как комплексно управлять проектами, продуктами, портфелями и программами с помощью единой системы.
Какие инструменты нужны руководителю проекта, чтобы все шло по плану и достигать результатов.
