Как разработать дорожную карту проекта

Дорожная карта — это документ, в котором содержатся все ключевые данные по проекту. В статье рассмотрим, что должно быть в roadmap, как разрабатывается и какие инструменты применяются для визуализации и управления.

Что такое дорожная карта и как выбрать формат

Любой проект начинается с целеполагания, а затем определяется путь достижения этой цели. План, в котором описывается этот путь, называется дорожная карта. Обычно в карте прописываются: цели, риски, этапы, задачи, примерные сроки и ответственные. На случай наступления рисков предусматриваются «запасной план».

Существует несколько классификаций дорожных карт. Например, по типу решаемых задач различают маркетинговые, продуктовые карты и т. п. По методологиям проектного управления — каскадные, гибкие, гибридные. В этом случае структура дорожной карты зависит от специфики используемой методологии.

При каскадных методологиях, например, Waterfall, используются дорожные карты, в которых жестко закрепляется последовательность действий. Все задачи связаны между собой, сначала заканчивается один этап, а только потом начинается следующий. Допускаются минимальные отклонения от бюджета и сроков, но даже из-за незначительных изменений придется переделывать всю структуру карты. Например, из-за болезни исполнителя нужно будет редактировать сроки всех связанных задач и последующих этапов.

Для визуализации плана используется диаграмма Ганта. Диаграмма содержит две оси: OX — хронологическая, OY — ось с планом действий. Все задачи отображаются в виде отрезков вдоль временной оси. Расположение и длина зависит от последовательности, сроков и запланированной длительности.

Диаграмма Ганта позволяет отобразить дорожную карту проекта в целом, а также детализировать план выполнения отдельных этапов

Каскадная карта подходит для реализации проектов любого масштаба при условии, что последовательность действий четко определена. Например, как для ремонта офиса или внедрения ИТ-системы в компании, так и для организации корпоратива.

При управлении проектом по Agile дорожные карты отображают цикличность процессов. Гибкие методологии подразумевают, что все этапы проекта реализуются по одному и тому же сценарию. Например, Scrum строится на спринтах — периодах продолжительностью от 1 до 3 недель. Жизненный цикл спринта всегда одинаков и начинается с планирования и проектирования, а заканчивается сбором обратной связи и запуском продукта.

Очередностью этапов можно гибко управлять, если возникает необходимость изменить первоначальный план. Представим, в план проекта разработки корпоративного мобильного приложения аналитики заложили функцию архивирования документов на мобильном устройстве. Анализ обратной связи потенциальных пользователей показал, что такая возможность не нужна. Задачу можно просто удалить, и менять всю структуру проекта не потребуется.

Для визуализации применяют канбан-доски. Это таблица, столбцы которой соответствуют определенным этапам, например: «Бэклог», «В работе», «Решена». На доске размещают карточки задач, а по мере выполнения работ исполнители переносят их из колонки в колонку. Канбан-доска может использоваться как для визуализации дорожной карты, так и для организации оперативной работы.

Канбан-доска отображает цикличность процесса выполнения задач и позволяет настроить этапы в соответствии со спецификой проекта

Гибкая карта особенно подходит для тех проектов, которые невозможно спланировать заранее, так как в любой момент могут возникнуть обстоятельства, из-за которых первоначальный план придется менять «на ходу».

При необходимости сочетание гибких и каскадных методологий используется в гибридных дорожных картах. Например, когда этапы проекта четко определены, но нужно сохранить гибкость при их реализации. Ключевая особенность — в отсутствии точных сроков или других ограничений. В некоторых случаях конкретные даты могут быть указаны в отношении какого-то одного этапа.

Наглядно отобразить дорожную карту можно с помощью канбан-доски, организованной особым образом. Колонкам даются названия периодов (квартал, месяц или т. п.) и по ним распределится задачи. В каждой колонке содержится список задач, которые нужно сделать в указанное время.

Обычно гибридные карты используют в проектах с кратко- или среднесрочным горизонтом планирования. Например, компания выпустила новый продукт, получила отзывы клиентов и составила план развития на ближайшие месяцы. При этом сроки и скорость реализации обновлений играют большую роль: успех проекта зависит от того, вовремя ли получат потребители то, что ожидают.

Что дает дорожная карта

Дорожная карта необходима не только для руководителей, чтобы отслеживать ход проекта, вовремя замечать отклонения, вносить и согласовывать изменения. Участники также могут сверяться с картой при составлении личных планов и для понимания глобальных целей. Осознание, зачем выполнять ту или иную задачу, помогает сфокусировать усилия на достижении цели.

Дорожная карта позволяет:

• контролировать этапы и сроки;
• координировать работу сотрудников;
• декомпозировать крупные задачи и составлять планы.

ИТ-команды, которые придерживаются lean-подхода, используют road map для сбора обратной связи с рынка до этапа инвестирования в разработку и проверки продуктовых гипотез. Для этого создают публичные дорожные карты.

Дорожная карта позволяет создавать план работ на определенный период с различной детализацией. Обычно большие задачи из roadmap делят на маленькие так, чтобы у одной задачи оставался только один исполнитель.

Как создать дорожную карту

Чтобы создать прозрачный и понятный план, нужно пройти несколько шагов.

Шаг 1. Определить цели и результаты проекта. При целеполагании по методу SMART в формулировке может содержаться срок реализации и какая-то метрика. Допустим, сеть кофеен планирует запустить маркетинговую кампанию. Цель — «повысить посещаемость точек на 30% за 12 месяцев».

Шаг 2. Определить крупные задачи. Например, среди ключевых задач проекта — разработать мобильное приложение для клиентов, сгенерировать промокоды, запустить специальную программу кешбэка.

Учитывать риски при планировании задач — нормальная практика. Например, запуск аналогичных предложений у конкурентов должен корректировать выбранную стратегию.

Шаг 3. Определить приоритеты, сроки выполнения задач и этапов. Конкретные сроки дисциплинируют команду, при условии, что на реализацию задач отводится достаточно времени. Разные методики управления проектами используют разные принципы постановки дедлайнов. Каскадные подразумевают, что этапы проекта следуют жестко друг за другом. Гибкие — что задачи могут выполняться параллельно, последовательно или независимо друг от друга. В любом случае задачи нужно приоритизировать, а также обозначить контрольные точки — ключевые вехи проекта, даты промежуточных результатов и подведения итогов.

Шаг 4. Определить ответственных. Дорожная карта — верхнеуровневый план, поэтому в ней необязательно указывать имена исполнителей, а ограничиться только названиями отделов. Например, указать, что за задачи проектирования интерфейса мобильного приложения отвечает отдел дизайна, а за другие — маркетинга и ИТ.

Шаг 5. Визуализировать дорожную карту с помощью подходящего инструмента. Так, для наглядного представления проекта по каскадной методологии подходит диаграмма Ганта, по гибкой и гибридной — канбан-доска.

Какие инструменты использовать

Для визуализации дорожных карт лучше использовать программные инструменты: неспециализированные или специализированные. Составить план на бумаге тоже можно, но такой формат сложнее сопровождать и актуализировать. Что выбрать:

1. Таблицы в Excel или Google Sheets. Онлайн-сервисы позволяют создавать простые списки, диаграммы Ганта и канбан-доски.

С их помощью можно отметить все необходимое — задачи, сроки, исполнителей, включая доступ к документу и возможность поддерживать актуальную версию. Сложности возникают, когда план нужно обновить, особенно если проект крупный. Например, дизайнер задержал сдачу макета меню мобильного приложения. Руководителю проекта придется вручную править дедлайны всех задач, которые прямо или косвенно зависят от работы дизайнера.

Кроме того, онлайн-сервисы не позволяют автоматизировать рутинные задачи.

2. Специализированные системы, например, Miro или Naumen Project Ruler, имеют удобный функционал для работы с дорожными картами.

Miro предлагает несколько шаблонов дорожных карт, команде остается только выбрать подходящий и внести данные. Карта будет доступна для просмотра всем участникам проекта, а для редактирования — только одному. Основной минус Miro — это зарубежное ПО с ограниченными возможностями использования в России.

Naumen Project Ruler — отечественная разработка, в которой нет риска блокировки. В системе встроены инструменты для визуализации дорожных карт, благодаря чему можно создавать roadmap любых видов, указывать необходимые данные по проекту и актуализировать их.

С помощью системы управления проектами можно уведомлять участников о том, что именно нужно делать в рамках конкретного проекта. Допустим, руководитель и команда сформировали дорожную карту. Задачи из roadmap тут же появляются в календарях сотрудников, уведомления об этом будут отправляться автоматически. При изменении задач исполнители также получат оповещения.

Специализированные ИТ-решения позволяют открывать доступ к дорожной карте не только команде, но и всем заинтересованным лицам. Например, топ-менеджменту, стейкхолдерам и заказчикам актуальнее отслеживать ход проекта в целом, а не детальный план работ. Карта как раз охватывает основные вехи проекта и по ней проще отслеживать прогресс и контролировать сроки.

Настройки позволяют сделать так, чтобы участникам была доступна только та информация, которая их касается. Также пригодится возможность создавать различные варианты одной и той же дорожной карты. Например, более общий — для руководства и более детализированный — для команды. История изменений будет сохраняться в системе, и при необходимости можно восстанавливать более старые версии.

К выводам

В дорожной карте содержится основная информация по проекту. С помощью roadmap сотрудники могут контролировать и координировать свою работу.

Для визуализации плана предусмотрены различные инструменты. Их выбор зависит от того, по какой методологии управляется проект. Для гибких и гибридных методик подходит канбан-доска, для каскадных — диаграмма Ганта.

Вести дорожную карту удобнее в специализированных решениях, таких как Naumen Project Ruler. В системе встроены инструменты управления в соответствии с гибкими, каскадными и гибридными методологиями. Также предусмотрена автоматизация рутинных операций, например, уведомление участников о новых задачах или изменении сроков.

Что еще интересного