Принцип наглядности: как Kanban помогает управлять проектами и потоком задач

В этой статье рассмотрим систему Kanban: что это за методология, кому подходит и как работает в управлении проектами.

Что такое Kanban

В основе любой методологии управления проектами лежат разные подходы к планированию и распределению задач. Это может быть план с четко определенным бюджетом, сроками и поэтапным исполнением, как в Waterfall, а может — планирование на 2–3 недели с возможностью корректировки планов и задач, как в Scrum.

Каждая методология имеет свои преимущества и недостатки. Сфера применения в меньшей степени зависит от отрасли, в большей — от особенностей проекта и командных процессов. Гибкие методологии вообще считаются универсальными, хотя чаще используются в разработке ИТ-продуктов. Так, Kanban подходит для управления практически любым производственным процессом.

Kanban — это система управления задачами с помощью визуализации. Применяется, когда рабочий процесс можно разделить на этапы и нужна возможность вносить изменения. Причем, методология позволяет корректировать процесс эволюционно: Kanban можно применять сразу или постепенно оптимизировать «то, что есть».

Работа команды напоминает конвейер, где каждый участник добавляет к продукту какую-то «деталь», чтобы в итоге предоставить клиенту ценность. Например, в ИТ-проектах это новый продукт или функционал, исправление ошибки или улучшение интерфейса, разработка технической документации или обучение.

Представим, команда работает над новым релизом системы класса Service Desk. В подготовке обновления участвуют аналитики, тестировщики, разработчики, UX-дизайнеры, технические писатели. Каждый специалист выполняет свою задачу и передает коллеге.

Аналитик определяет требования, UX-дизайнер продумывает интерфейс, разработчик пишет код, тестировщик проверяет, правильно ли работает ПО и можно ли его улучшить, технический писатель составляет описание для инструкций. Как только задача доходит до конца цепочки, выпускается релиз. После обновления отслеживаются технические ошибки, собирается обратная связь пользователей. В любой момент команде может быть поставлена новая задача: исправить неработающую кнопку, доработать дизайн, добавить недостающую возможность.

Теперь представим, что речь идет о команде разработки, которая отвечает за развитие нескольких ИТ-продуктов одновременно. Сотрудники могут быть заняты в параллельных проектах, поэтому важно понимать, кто чем занимается и когда какой продукт будет готов. Методология Kanban позволяет не только управлять работой по каждому проекту, но и контролировать общую загруженность сотрудников.

Как работать с Kanban

С помощью Kanban можно получить наглядное представление о работе команд. Чтобы использовать методологию на практике, не нужно что-то кардинально менять или перестраивать. Достаточно договориться о правилах, разделить рабочий процесс на этапы и обозначить задачи.

Основной инструмент методологии — Kanban-доска. Это пространство, разделенное на столбцы, в которых помещают карточки с задачами.

Выделяют следующие виды Kanban:

Электронный формат. Зачастую ведется в специальном программном продукте — без такого ПО не обойтись распределенным Kanban-командам.

Физический формат. К примеру, доска размещается в офисном кабинете или на производстве. С помощью такой доски реализуется один из ключевых принципов Kanban — наглядность.

Согласно методике, рабочим задачам даются понятные емкие названия. Названия записываются на карточках, которые размещаются на разлинованной доске.

Если доска виртуальная, на карточке можно разместить больше информации: исполнителя, сроки, ссылки на дополнительные материалы или связанные задачи. При этом карточка на доске не должна быть перегружена данными, чтобы с первого взгляда понять задачу.

В специализированном ПО можно настраивать разное представление электронной доски. Например, можно создать доску, доступную всем, а также настроить ограничения доступа к данным, чтобы пользователи видели разный набор карточек. Допустим, для исполнителей будут отображаться задачи только по своему проекту, а для руководителя — по всем.

Список задач на Kanban-доске и отдельная карточка в Naumen Project Ruler

Как организовать рабочее пространство на Kanban-доске

Названия столбиков и их количество не стандартизированы и зависят исключительно от этапов выполнения задач в конкретном проекте. Каждая команда может организовать доску по-своему.

По этапам работ. Например, для управления ИТ-проектами первый столбик — очередь задач или бэклог, второй — в работе, третий — на согласовании, четвертый — релиз. Сначала все задачи помещаются в первый столбик, а потом перемещаются по доске по мере изменения статуса. За актуальностью статуса следит исполнитель задачи. Он передвигает карточку из одного столбца в другой, когда берет задачу в работу или передает на следующий этап.

По исполнителям. Доску можно использовать для контроля загруженности специалистов. Классическая методология допускает группировку задач не только по столбцам, но и строкам или дорожкам — это называется свимлейны. Такое деление позволяет дополнительно делить задачи, например, по типам, проектам или исполнителям. При группировке по исполнителю каждая строка соответствует конкретному участнику команды. Разберем, зачем это нужно.

Допустим, руководитель проекта распределяет нагрузку по участникам команды. Он учитывает загруженность сотрудников в рамках своего проекта, сложность задач, приоритеты, примерные трудозатраты. Руководитель думает, что нагрузка распределена равномерно и задачи будут выполнены в срок. Однако дедлайны по некоторым задачам сдвигаются, связанные задачи выполняются позже, и вся работа тормозится. Оказывается, что некоторым сотрудникам назначается несколько задач по разным проектам одновременно, выполнить их вовремя невозможно.

Чтобы такого не произошло, команда контролирует не только поток задач в рамках каждого проекта, но и по каждому сотруднику. Это позволяет понять, насколько занят сотрудник по всем проектам, равномерно распределять нагрузку, планировать корректные сроки выполнения задач. Однако такой способ работает только в том случае, если задачи по всем проектам ведутся на одной доске или в специализированном решении, которое позволяет устанавливать взаимосвязи между исполнителями, задачами и проектами. Если же для каждого проекта предусмотрена своя отдельная доска, группировка по исполнителям не позволит оценить общую загруженность.

Некоторые решения позволяют контролировать загрузку специалистов с помощью отдельной доски загрузки исполнителей. Она дает те же возможности, что и свимлейн, но при этом еще более наглядна. На доске столбики соответствуют конкретным исполнителям, а по столбикам распределены задачи, которые выполняют эти специалисты.

Контроль распределения задач по исполнителям с помощью доски в Naumen Project Ruler, которая показывает загрузку исполнителей

Как управлять потоком задач

Эффективность системы Kanban зависит от соблюдения главного правила — задачи должны выполняться точно в срок. Чтобы команда справлялась с непрерывным потоком задач, методология предлагает уделять внимание следующим действиям.

Отслеживать work in progress (WIP, количество задач в работе) и вводить лимиты на объем незавершенных задач. Сотрудник не может выполнять множество задач с одинаковым качеством. Если ему нужно постоянно переключаться с одного дела на другое, концентрация снижается, возникают ошибки. Или же на задачу тратится больше времени, т. к. приходится вникать в контекст заново после каждого переключения. Эффективность методики зависит от умения команды определить оптимальный объем задач и не брать в работу задачи сверх лимита, как бы не настаивали заказчики.

Причем методика не запрещает сотруднику заниматься несколькими задачами одновременно. Но ограничение количества задач, которые могут находиться в одном столбике, позволяет не допускать перегруза каждого участника команды. Если в столбце находится максимально допустимое число задач, в него нельзя перемещать карточки. Лимиты каждая команда определяет самостоятельно, в зависимости от своих возможностей. Главное — не накапливать задач выше лимита на определенном этапе.

Контролировать процесс и выявлять «бутылочные горлышки» — те места, где по каким-то причинам задачи накапливаются. На доске сразу видно, где замедляется прогресс выполнения. Остается только разобраться, почему так происходит, и принять меры. Например, временно перестать принимать новые задачи, привлечь дополнительного сотрудника или повысить квалификацию исполнителей.

Однако контролировать появление аномалий с помощью самой доски сложно, так как на ней отображается только текущее состояние процесса. И чтобы обнаруживать узкие места, доску нужно было бы просматривать постоянно. На практике для контроля процесса чаще используются графики.

Например, накопительная диаграмма потока (Cumulative Flow Diagram) отображает не только текущую ситуацию, но и весь процесс выполнения задач в целом — так называемый поток задач. Бутылочные горлышки на диаграмме будут выглядеть как «опухоли» или «бочонки». Также с помощью графиков удобно следить за изменением Lead Time и Cycle Time, а также отклонениями от WIP-лимитов.

При этом график помогает вовремя заметить изменения в потоке и локализовать время аномалий. Чтобы сделать вывод о том, в чем именно причина проблем и как ее устранить, нужно дополнительно проанализировать детали задач.

Допустим, служба техподдержки работает по методу Kanban. Тимлид команды видит, что на сотруднике второй линии задерживаются сроки выполнения обращений. Тимлид анализирует заявки. Оказывается, самому высококвалифицированному сотруднику назначаются самые сложные задачи, для решения которых нужно больше времени. Если этот специалист уволится или заболеет, решать подобные задачи будет некому. Также команда рискует не выполнить SLA по скорости принятия задач в работу, если получит несколько сложных задач одновременно.

Так аналитика помогла найти проблемные зоны и оценить потенциальные риски. Чтобы исправить ситуацию, руководитель направляет на дообучение других специалистов команды.

Как получать обратную связь

Один из ключевых принципов гибких методологий подразумевает постоянное получение и обработку обратной связи от клиентов и участников команд. Такой подход позволяет командам гибко реагировать на изменения ситуации внутри команды или во внешней среде, а также сохранять вовлеченность. Для достижения этих целей в Kanban внедряются циклы обратной связи, так называемые каденции — встречи. Главный принцип каденций — регулярность.

В методологии различают 7 видов каденций. У каждого типа встреч своя периодичность и состав участников. Например, каденция «канбан-митинг» проводится каждый день среди членов команды. А обзор стратегии — раз в квартал для топ-менеджмента и руководителей проектов.

При этом встречи между собой связаны: то, что обсуждается на стратегическом обзоре, станет темой других собраний, и наоборот. Благодаря такому подходу формируется единый поток коммуникации, а каденции называют петлями обратной связи.

Канбан-митинг. Командная встреча, которая проводится каждый день, обычно длится 15 минут. Составляется план на 1–2 дня, обсуждается рабочий процесс, проблемы и блокировки, необходимая помощь.

Наполнение очереди. Командная встреча проводится 1–2 раза в 2 недели, длится 30–60 минут. Периодичность зависит от потребности конкретной команды. Оценивается загрузка команды и возможность взять новые задачи в работу. Таким образом бэклог дополняется задачами на 1–2 недели. Этот момент считается точкой принятия обязательств.

Планирование поставки. Командная встреча проводится раз в 2 недели, длится 1–2 часа. Обсуждается предыдущая и планируется новая поставка — отбираются самые приоритетные задачи, назначаются сроки выполнения задач.

Обзор предоставления услуг. Встреча с заказчиком, проводится раз в 2 недели, длится 30 минут. Собирается обратная связь от заказчиков и стейкхолдеров, оценивается уровень удовлетворенности клиентов.

Обзор рисков. Встреча команды и других сотрудников, сталкивающихся со схожими проблемами, проводится раз в месяц, длится 1–2 часа. Исследуются блокировки и причины их возникновения, текущая очередь задач оценивается с точки зрения вероятности возникновения проблем. Обсуждаются возможности совершенствования рабочего процесса.

Обзор операций. Встреча менеджеров команд, проводится раз в месяц, длится 2 часа. Анализируются показатели работы команд и Kanban-метрики, выявляются проблемы, связанные со взаимодействием разных команд и подразделений, обсуждаются пути улучшения процесса управления задачами.

Обзор стратегии. Встреча топ-менеджмента и руководителей команд, которая проводится раз в квартал, длится не менее 4 часов. Оценивается соответствие стратегических целей текущим рыночным условиям и способы достижения выбранных целей. При необходимости корректируются цели, внедряются новые практики и метрики.

К итогам: зачем использовать Kanban в проектах

Система Kanban позволяет организовать рабочие процессы в любой сфере с помощью инструментов визуализации — специальных Kanban-досок, карточек задач и WIP-лимитов. Методология позволяет:

1. Сделать процесс прозрачным. С помощью Kanban-доски можно разделить процесс на этапы и контролировать общий ход реализации проекта. Благодаря визуализации потока задач можно обнаруживать и оперативно устранять проблемные ситуации.
2. Отслеживать готовность работ. Инструменты Kanban позволяют в любой момент узнать, какие задачи в работе и кто ими занимается, на каком этапе выполнения находятся конкретные задачи.
3. Контролировать нагрузку специалистов. Kanban-доски позволяют оценивать занятость сотрудников по каждому проекту и в целом. Можно определить оптимальную нагрузку на каждого сотрудника, что поможет выполнять задачи в установленные сроки без риска выгорания.
4. Работать с обратной связью как внутренней, так и внешней. С помощью регулярных каденций команды гибко управляют рабочим процессом, а сам работа по улучшению процесса управления задачами проводится на разных уровнях — от исполнителей до топ-менеджеров. При этом задачи синхронизированы со стратегией организации, требованиями заказчиков, рыночными условиями.

Лучше всего Kanban подходит для небольших команд, так как главный принцип системы — наглядность, а количество участников ограничено вместимостью доски.

Элементы Kanban можно применять как рабочий инструмент в рамках других методологий. Комбинированный подход помогает эффективно использовать ресурсы (как человеческие, так и производственные), обнаруживать слабые места в процессах и совершенствовать их.

Что еще интересного