Суть методологии Kanban — в постоянном усовершенствовании пути доставки ценности до клиента и повышении ценности готового продукта. Для достижения этих целей в Kanban выработаны технологические приемы и метрики: WIP-лимиты, Lead Time и Cycle Time. Рассмотрим, что это за понятия, чем отличаются и зачем применяются.
WIP-лимиты
Что это такое. Команды, которые работают по Канбан-методологии, используют WIP-лимиты (Work-In-Progress). Это ограничение количества задач, которые одновременно могут находиться в работе у каждого участника команды или у всей команды в целом. Обычно лимиты вводятся на каждую колонку канбан-доски, кроме первой. Первая колонка является своеобразным бэклогом, где обычно накапливаются новые, еще не принятые в работу задачи.
На канбан-доске можно установить лимиты на количество задач, которые будут находиться в колонках
Зачем нужны лимиты. Главная цель WIP-лимитов — повышать производительность и продуктивность команд за счет снижения количества недоделанных задач. Команда не может взять в работу новые задачи, пока не завершит предыдущие. Ограничение на число одновременных задач помогает избегать заторов на досках, когда много задач скапливается в какой-то колонке, а также позволяет следить за балансом между этапами работ. Например, разработчики ИТ-продукта выпустили в очередь для тестирования слишком много задач, и тестировщики не успевают их разбирать. Задачи залеживаются, что негативно сказывается на общей продуктивности команды. WIP-лимиты позволяют избегать таких ситуаций.
Также управление командными лимитами позволяет влиять на скорость и качество разработки. Бывают ситуации, когда нужно срочно выполнить какие-то задачи. Тогда руководитель повышает лимит, чтобы увеличить скорость. При этом качество разработки может снизиться.
В разрезе индивидуальной продуктивности ограничения позволяют участникам команды не распыляться на множество задач. Согласно закону Литтла, чем больше задач у человека в работе, тем медленнее он будет их выполнять. При переключении с одной задачи на другую падает концентрация, приходится каждый раз вспоминать контекст. В итоге страдает не только скорость, но и качество, ведь важные нюансы могут быть забыты или упущены. Благодаря WIP-лимитам сотрудники быстрее доводят до конца одну задачу и берут в работу следующую.
WIP-лимиты не универсальны. Практика, которая хорошо работает у одной команды, вряд ли будет эффективна для другой. Также нет формулы, которая позволит вычислить оптимальную нагрузку и учесть все особенности команды или выполняемой работы. Определить лимиты можно только опытным путем, с учетом контекста и исторических данных. С одной стороны, при установке лимитов нужно учитывать, что количество задач не должно быть слишком маленьким, иначе сотрудники не смогут развиваться и заскучают. С другой — слишком большим, иначе у людей не останется времени на осмысление своей работы, появится риск выгорания.
Также WIP-лимиты помогают оптимизировать поток задач для повышения командной продуктивности. Например, сначала установить ограничения, опираясь на данные о текущей работе команды «что есть сейчас». А потом постепенно усовершенствовать процесс — корректировать WIP-лимиты и следить за тем, как меняется поток задач на канбан-доске. При этом лимиты не стоит менять наобум или на основе разовой обратной связи от членов команды. В настройке оптимальных значений, а также в совершенствовании процессов помогает аналитика метрик Lead Time и Cycle Time.
Lead Time
Что это такое. Lead Time — это часть жизненного цикла задачи, который начинается в точке принятия обязательств и заканчивается в точке отдачи обязательств, то есть в момент передачи задачи другому исполнителю или клиенту.
Разберемся, что такое точка принятия обязательств. Допустим, бизнес-заказчики сформировали пул требований, идей и задач в бэклог канбан-команды. Разработчики еще не знают, какие именно задачи примут в работу, а от каких откажутся. То есть в момент поступления задачи в бэклог команда еще не обязуется ее выполнить. Точка принятия обязательств наступит в момент, когда команда обсудит новые задачи и переместит согласованные карточки из бэклога в колонку «Запланировано» или «В работу». Метрика включает в себя время ожидания в очереди запланированных задач, время выполнения задачи сотрудником до стадии готовности.
Чтобы не вводить новые колонки на канбан-доске, можно использовать метод вытягивания. Для этого нужно назначить приоритеты задачам бэклога, и первый освободившийся сотрудник будет брать первую по приоритету и очереди задачу. Например, если для управления проектами применяется программный продукт Naumen Project Ruler, то в нем можно настроить так, чтобы приоритеты назначались в момент заведения задач. Тогда все важные задачи будут выполняться быстрее всего. А момент выставления приоритета будет являться точкой принятия обязательств, с него и начнется отсчет Lead Time.
Зачем нужна метрика. Помогает оценивать среднее время производственного цикла, повысить точность прогноза по скорости выполнения задач, планировать нагрузку команды.
Customer Lead Time
Что это такое. Компании, которым важно учитывать, сколько времени ждет клиент чего-либо от поставщика услуги или продукта, используют Customer Lead Time. Как и Lead Time, это тоже интервал, который начинается с точки принятия обязательств. Но этой точкой является момент инициирования задачи, а моментом завершения — поставка готового продукта клиенту. Показатель учитывает весь жизненный цикл задачи:
- ожидание — с момента появления задачи до момента, когда исполнитель возьмет задачу в работу;
- исполнение — с момента, когда сотрудник взял задачу в работу, до точки снятия обязательств, то есть завершение работы и передача задачи в дальнейшую работу другим специалистам или передача готового продукта клиенту;
- ожидание — от точки отдачи обязательств до осуществления доставки.
Обычно метрика используется в случаях, когда момент принятия обязательств возникает в момент появления задачи. Например, это может быть поступление в техподдержку обращения на тему «Нет доступа к интернету». Отсчет Customer Lead Time начнется в момент регистрации заявки. Далее оператор берет задачу в работу, проверяет коммутатор, обнаруживает и устраняет сбой. Отсчет Customer Lead Time закончится, когда будет восстановлен интернет.
Зачем нужна метрика. Помогает учитывать, сколько времени клиент ждет поставки товара, услуги, выполнения запроса на обслуживание и т. п. Так, удобнее совершенствовать процесс, сокращать время поставки и улучшать клиентский сервис в компании. Это важно, ведь положительный клиентский опыт во многом зависит от того, насколько быстро будет выполнена задача.
Канбан-доски
для управления проектами
Планируйте и распределяйте задачи
в Naumen Project Ruler
Cycle Time
Что это такое. Cycle Time — это период, когда сотрудник работает над задачей. Он начинается в момент, когда человек взял задачу в работу, а заканчивается в точке отдачи обязательств (передачи работы другому исполнителю или поставки ценности клиенту). В терминах канбан-доски — это время, которое задача проходит путь от колонки «В работе» до колонки «Готово».
В рамках Cycle Time не учитываются периоды ожидания, кроме случаев возникновения блокеров — обстоятельств, из-за которых работа над задачей временно не может продолжаться из-за сбоев во внутренних процессах. Например, руководитель проекта на больничном или разработчик вовремя не получил доступ к панели управления стендом.
Зачем нужна метрика. Помогает оценить производительность команды, понять, сколько времени уходит на работу над задачей.
Интервалы, которые измеряют метрики
К итогам
Метод Kanban помогает повысить командную продуктивность и оптимизировать поток задач с помощью WIP-лимитов и специальных метрик Lead Time, Cycle Time и Customer Lead Time. Лимиты и метрики взаимосвязаны: изменение ограничений влияет на LT и CT. Так, периодический мониторинг и аналитика позволяют понять, насколько удачен введенный WIP-лимит. На основании метрик можно визуализировать поток задач, на котором будут видны искажения — «бутылочные горлышки», блокеры, увеличение времени работы над задачами на определенном этапе или на уровне всего проекта.
Также инструменты Kanban помогают оценивать производительность команд, определять разные интервалы работы над задачами и давать бизнес-заказчикам точные прогнозы по выполнению намеченных планов.
