Диаграмма Ганта: как визуализировать график работ по проекту

Планирование — важная часть проектной деятельности. Оно помогает определить цели и сроки, понять, какие ресурсы и когда будут необходимы. В этой статье рассмотрим диаграмму Ганта — инструмент визуализации графика работ, который помогает не только планировать, но и контролировать прогресс реализации проекта по этапам.

Что такое диаграмма Ганта

Успешность проекта обычно измеряется в двух ракурсах: первый — удовлетворен ли заказчик (оправданы ли его ожидания), второй — соблюдены ли сроки и рамки бюджета. Чтобы грамотно спланировать ресурсы и организовать работу, применяются различные инструменты. Для управления проектами с четко определенными дедлайнами и этапами используется диаграмма Ганта.

Например, строительство дома — проект, в котором один этап последовательно следует за другим. Нельзя сначала возвести стены, а потом заняться фундаментом. Сначала нужно выкопать котлован и заложить фундамент, потом поставить стены и перегородки, затем перейти к кровельным работам и отделке.

Диаграмма Ганта — это таблица, которая позволяет наглядно представить график работ над проектом, с указанием задач, сроков и исполнителей. Горизонтальная ось в диаграмме — временнАя, отображает сроки. Вертикальная ось — список задач. Задачи располагаются вдоль временной оси в виде отрезков. Длина отрезков зависит от того, сколько времени запланировано на выполнение. Между задачами можно выстраивать взаимосвязи. Также вдоль временной оси можно проставить контрольные точки или вехи — даты завершения этапов или больших задач.

С помощью диаграммы Ганта можно быстро разобраться, как задачи связаны друг с другом, кто и когда их выполнит. Также можно увидеть, какие задачи могут выполняться параллельно

Построить такую диаграмму можно как на листке бумаги, в Excel или Google Sheets, так и с помощью специализированного решения для управления проектами. Бумажный вариант или Excel-таблица обладают ограниченными возможностями доступа и сопровождения данных. Google Sheets решает проблему доступа, но пользоваться облачным сервисом для актуализации неудобно. Такие инструменты не дают возможность быстро скорректировать сроки выполнения задач или установить новые взаимосвязи. При возникновении любых отклонений от графика диаграмму приходится полностью перестраивать.

Например, в проекте по разработке корпоративного мессенджера сдвинулись сроки задачи по написанию кода, так как разработчик заболел. Без этой задачи тестировщик не проверит работоспособность мессенджера, аналитик не презентует проект пользователям, продакт менеджер не сможет запланировать финальный показ для стейкхолдеров и т. п. Руководителю проекта придется вручную актуализировать сроки каждой задачи в Google-таблицах и фиксировать все договоренности с разными участниками.

С диаграммой Ганта удобнее работать в специализированных решениях для управления проектами. С их помощью проще не только строить график и планировать работу, но и вести проект и вносить необходимые коррективы. Например, диаграмму Ганта в системе Naumen Project Ruler можно настроить так, чтобы при сдвигах сроков одной задачи автоматически менялись сроки связанных задач, а исполнители получали соответствующее уведомление.

В целом, диаграмма Ганта позволяет:

• визуализировать график работ и «дорожную карту», что упрощает контроль хода проекта;
• планировать и распределять ресурсы по проектам (финансовые, человеческие и т. п.);
• отслеживать прогресс проекта и контролировать сроки выполнения отдельных задач;
• согласовывать действия сотрудников и синхронизировать работу представителей разных команд над одним проектом, а также повысить их вовлеченность;
• управлять сроками выполнения задач и взаимосвязями между задачами.

Каким проектам подходит диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта пригодится для организации долгосрочных проектов в любой отрасли. Инструмент используется в сфере строительства, ИТ, финансов, промышленности и т. п. С помощью диаграммы можно планировать строительство дома, открытие нового офиса банка, разработку программного обеспечения или сайта, организацию вебинара и прочие активности.

Важно, чтобы проект можно было разделить на этапы и задачи, которые имеют сроки и выполняется последовательно. Именно так реализуются проекты по Waterfall, поэтому диаграмма Ганта традиционно считается инструментом «каскадных» методологий.

Диаграммы Ганта можно использовать и в Agile, например, для фиксации контрольных точек проекта. Допустим, команда создает мобильное приложение. Задачи разработчиков не связаны друг с другом и выполняются параллельно. Некоторые работы нужно делать последовательно: аналитик продумывает логику работы с приложением, дизайнер проектирует интерфейс, разработчик пишет код, тестировщик проверяет работоспособность ПО и отслеживает баги.

Цикл разработки зачастую всегда одинаков, так что строить на его основе диаграмму нет смысла. Однако руководителю важно отслеживать прогресс проекта в целом. На диаграмме Ганта выставляются контрольные точки, и менеджер проекта контролирует — все ли задачи в рамках конкретного этапа сделаны вовремя. А более мелкие задачи с детальным описанием можно разместить на канбан-доске.

Naumen Project Ruler позволяет использовать разные инструменты для управления проектной деятельностью одновременно. Например, диаграмму Ганта — для визуализации задач на временной оси, и канбан-доску — для детализации задач

В первую очередь диаграмма Ганта — инструмент для руководителя проектной команды. График содержит ключевую информацию о проекте. С его помощью можно отслеживать очередность задач, понимать сроки, согласовывать загрузку сотрудников по разным проектам. Кроме того, график становится дополнительным аргументом при коммуникации с заказчиком. Для этого менеджер проекта может выгрузить диаграмму из системы или открыть к ней доступ.

Также диаграмма Ганта необходима и самим сотрудникам, особенно, когда в одном проекте участвуют разные подразделения или когда команды территориально распределены. Таким командам диаграмма позволяет повысить прозрачность работы, синхронизировать свою деятельность.

Каким проектам не подходит диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — не универсальный инструмент. Его не получится внедрить, если:

• задачи не связаны между собой, в том числе, если вся команда выполняет одну задачу. В этом случае внедрять инструмент просто нет смысла. Лучше организовать работу с помощью, например, канбан-доски.
• задачи проекта не имеют конкретных сроков. В этом случае не получится назначить длительность «отрезков» — задач, а без этого нельзя построить диаграмму.

Как у любого инструмента, у диаграммы Ганта есть минусы, которые ограничивают область применения. К недостаткам относится следующее:

1. Для построения графика может потребоваться наличие более подробной информации о проекте, структуре работ, сроках, а это — дополнительные временные затраты.
2. При возникновении отклонений в проекте нужно вручную двигать сроки задач и обновлять диаграмму.
3. Отсутствует достаточная детализация по задачам и этапам их выполнения, которая доступна именно на диаграмме.
4. Трудно визуально воспринимать графики со сложными проектами с большим количеством задач.

Некоторые минусы диаграммы нивелируются с помощью решений для управления проектами, которые позволяют применять различные инструменты в связке друг с другом. Например, детализировать задачи с помощью канбан-доски, а планировать график работ и контролировать их выполнение — с помощью диаграммы Ганта.

К выводам

Диаграмма Ганта позволяет планировать проектную работу в любой сфере, если у задач есть четкие сроки и они связаны друг с другом. Инструмент помогает визуализировать «дорожную карту», контролировать прогресс проекта по этапами синхронизировать работу сотрудников разных отделов. Однако есть ограничения, которые не позволяют применять диаграмму для отслеживания задач, которые выполняются параллельно или не имеют четких сроков. При этом эффективность проекта удастся повысить, если использовать диаграмму Ганта вместе с другими инструментами, например, канбан-доской. Такие возможности предлагают некоторые системы для управления проектной деятельностью.

Что еще интересного