Главные задачи проекта по внедрению Software Asset Management (SAM)-системы — повышение эффективности управления жизненным циклом ПО в компании, оптимизация затрат на лицензии и снижение рисков использования ПО. Однако несмотря на прозрачный бизнес-эффект, ценность SAM-решения не всегда получается донести до руководства компании и обосновать необходимость покупки.
Как обосновать необходимость внедрения SAM-системы перед руководством компании? Сформулировали несколько ценных аргументов с акцентом на реальную выгоду для бизнеса.
Сокращение затрат на лицензии и техническую поддержку ПО. Благодаря SAM-решению можно провести качественный аудит всего ПО организации и проверить наличие лицензий под каждую единицу софта. Компании больше не нужно тратить ресурсы на повторную покупку уже имеющегося ПО.
Прозрачность в управлении программными активами. SAM поможет увидеть полную картину того, как, где и кем используется каждая единица софта в вашей организации. Такая прозрачность позволяет своевременно принимать решения о покупке новых лицензий и обновлении уже существующего ПО.
Типовые риски компании, когда нет прозрачности в управлении программными активами
Например, компания использует устаревшую версию определенного ПО. Это грозит проблемами совместимости с другими системами и, как следствие, частыми сбоями и нарушениями внутренних бизнес-процессов. Используя SAM-систему, можно избежать такой ситуации: отследить, где и какая версия программного обеспечения используется, и на основе этих данных принять решение о необходимости обновления.
Централизованные данные в Naumen SAM
Уменьшение риска нарушения лицензионных соглашений. С помощью SAM-решения можно не только следить за тем, чтобы лицензионные соглашения не были нарушены, но и более эффективно проводить оптимизацию затрат на лицензирование. SAM-система поможет контролировать корректность переиспользования лицензий и следить за тем, чтобы лицензии не использовались на большем количестве устройств, чем допустимо. Например, компания использует ПО, лицензии на которое стоят довольно дорого.
В этом случае, есть вероятность, что сотрудники попытаются оптимизировать затраты на эти лицензии и будут использовать одну лицензию на нескольких устройствах. Это будет считаться нарушением лицензионного соглашения и может привести к наложению штрафа. Благодаря SAM-системе можно контролировать учет лицензий программного обеспечения и успешно избегать таких ситуаций.
Еще один сильный аргумент в обосновании — статистика. Необходимость покупки SAM-системы можно обосновать конкретными цифрами, демонстрирующими недостаточно эффективное управление лицензиями на ПО в компании на текущий момент. Такими цифрами могут быть:
- количество программных продуктов, для которых отсутствуют лицензии;
- ожидаемые затраты на покупку недостающих лицензий;
- объем возможных штрафов за нарушение лицензионных соглашений;
- статистика по случаям, когда использование нелицензированного ПО привело к проблемам в области безопасности или несовместимости с другими программами.
Наглядная аналитика данных по используемому ПО и подпискам в компании
Успешный опыт других компаний. Сильным аргументом станет опыт других компаний, которые успешно используют SAM-системы для управления лицензиями и получают от этого доказанную экономическую выгоду. Это поможет убедить руководство в том, что SAM-решение позволяет добиться реального и измеримого бизнес-эффекта за счет оптимизации затрат на коммерческое ПО. Согласно исследованию Gartner, экономия расходов на ПО достигает 30% благодаря использованию SAM-инструментов.
Решаемые задачи при автоматизации управления программными активами
Еще несколько дополнительных аргументов в пользу инвестиций во внедрение SAM-решения в компании.
Экономия на штрафах и судебных исках за нарушение лицензионных соглашений. Некоторые поставщики ПО могут налагать штрафы за использование софта без лицензии. SAM-решение позволяет избежать таких штрафов, так как сопоставляет данные об используемом ПО и лицензиях, предупреждает об их истечении.
Повышение уровня информационной безопасности. Использование пиратского ПО влечет за собой угрозы для информационной безопасности организации. Часто такое программное обеспечение становится носителем вредоносных программ. SAM-система помогает идентифицировать нелицензированное ПО и нейтрализовать его.
Оптимизация процесса планирования закупки ПО. SAM-система помогает автоматизировать процедуры сбора потребностей и планирования закупок ПО, что существенно сокращает время и повышает качество формирования ИТ-бюджета организации.
Избавление сотрудников от рутинных задач. Использование автоматизированной SAM-системы позволяет колоссально сократить трудозатраты сотрудников на выполнение монотонных и повторяющихся задач. Освободившееся время можно потратить на более важные задачи бизнеса.
Подробнее о том, как заручиться поддержкой руководства в рамках проекта по внедрению SAM-системы, в своем докладе рассказал руководитель практики компании «Сибур», эксперт по управлению программными активами, Игорь Ежак.
