Какова внутренняя архитектура SAM-системы

В статье разберем, как устроена архитектура SAM-системы изнутри и какие данные может включать в себя. Опишем следующие уровни данных:

• мастер-данные;
• данные ПО;
• коммерческие данные.

Внутренняя архитектура SAM-системы

Мастер-данные SAM-системы

Одна из основных составляющих SAM-системы — это каталоги, которые включают в себя каталоги вендоров, каталоги семейств продуктов, их версий, редакций, каталоги метрик и типов продуктов, правила нормализации для распознавания ПО.

Организационная структура, устройства и пользователи — это данные, которые являются основой для оценки текущего состояния учета активов в компании. Включает в себя инвентарные данные из автоматизированных источников в части устройств и пользователей.

Данные ПО в SAM-системе

Данные об имеющихся программных активах поступают в SAM-систему и имеют определенный вид. SAM-решение выполняет их нормализацию и производит расчет лицензионных потребностей в соответствии с обнаруженным ПО. Основная ценность SAM-системы — это нормализация данных. С помощью каталогов и правил нормализации SAM-система может интерпретировать данные в соответствующую карточку продукта с уже заранее введенными данными о версии, редакции и метрике.

Набор правил в каталогах SAM-системы позволяет интерпретировать различные записи одного ПО в десятках вариаций в конкретные карточки продуктов. Хорошая SAM-система содержит большое количество правил интерпретации хаотичных записей в конкретные карточки продуктов. Даже если дискаверинг отработал не должным образом, но смог поставить данные о ключевом компоненте, то правила нормализации отразят корректные данные.

Каталог ПО системы Naumen SAM включает в себя данные о вендорах, продуктах и моделях ПО. Нормализация выполняется в автоматическом фоновом режиме.

Нормализованные данные в системе Naumen SAM

Коммерческие данные в SAM-системе

Автоматизацию поступления коммерческих данных позволяет выполнить интеграция с учетной системой типа 1С/ERP/SAP, но на практике возникают сложности. Как правило, заведение в SAM-систему коммерческих данных требует привлечения штатного специалиста по учету ПО, либо в рамках проекта специалиста подрядчика.

Специалист выполняет сбор коммерческих данных (контракты, лицензионные соглашения) и заводит их в систему. На первом этапе это самая трудоемкая операция, поскольку нужно максимально внести в систему всю имеющуюся информацию и выполнить нормализацию: интерпретировать позиции из спецификации в конкретные карточки продуктов в SAM-системе. И чем качественнее пройден данный этап, тем легче будет в дальнейшем. Если выстроены процессы, нужно лишь поддерживать данные в актуальном состоянии. После того, как коммерческие данные собраны и преобразованы, выполняется расчет использования лицензий, и на выходе вы получаете информацию о доступных лицензиях.

Сбор и получение коммерческих данных можно упростить, если в 1С/SAP учитывается хотя бы базовая информация, к примеру, номера контрактов. После импорта потребуется подключение сотрудника, который сможет корректно ввести оставшиеся данные.

Рассмотрим, как учитываются коммерческие данные в Naumen SAM. Для учета закупленных лицензий в системе предусмотрено несколько видов объектов: документы, закупки и сами лицензии. Системой учитываются:

• Параметры лицензии ПО (вендор, продукт, модель ПО с версией и редакцией продукта), тип соглашения с вендором, тип лицензии, метрика лицензирования.
• Бухгалтерская информация — юридическое лицо, на которое закуплена лицензия, ответственный, место хранения документов, договор закупки, ответственный за закупку, стоимостные характеристики (стоимость, валюта, стоимость в базовой валюте), количество прав использования.
• Если лицензия имеет сроки действия, они отображаются в карточке. При приближении окончания срока действия лицензии ответственный за закупку сотрудник получит оповещение, что лицензию необходимо продлить.
• Финансовая информация, в которой агрегируются данные из всех закупок по данному договору, график платежей. Также предусмотрен ввод дополнительной информации в интерфейс, например, данные о закупке работ внедрения, услуг технической поддержки.
• Тип договора (сублицензионный, техническая поддержка, общий и т.д.).
• Лицензионные ключи — код активации, файл, физический ключ, его статус, на каком устройстве этот ключ активирован, с креплением самого файл ключа.
• Вид распределения лицензий — на пользователей или устройства. В зависимости от метрики лицензирования распределение позволяет определить факт выдачи лицензии конкретному сотруднику или на конкретное устройство, что позволяет определять случаи несанкционированного использования ПО.

Коммерческие данные в системе Naumen SAM

С помощью преднастроенных или пользовательских дашбордов, которые при необходимости дополняются нужной визуализацией (метриками, диаграммами, гистограммами и т.п.), можно строить отчеты по использованию лицензий, контролю сроков, а также финансовые отчеты.

Финансовый отчет в системе Naumen SAM

Для максимально релевантного комплаенс-отчета необходимо вести постоянную актуализацию и контроль технических данных, коммерческих данных, данных об организационной структуре и пользователях, чтобы понимать, где в компании переизбыток лицензий, где недостаток, что можно перераспределить, и не покупать лишнее.

Модуль процессов управления. План закупки в системе Naumen SAM